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外贸英语函电中电子邮件的文体特征 【摘要】鉴于外贸中电子邮件的广泛使用，作者从格式、行文、用词与用句特征几方面分析外贸英语函电中电子邮件的文体特征，使读者能清楚地了解该文学体裁的简洁、方便、高速、高效，以便在实际应用中能正确把握。 【关键词】电子邮件 文体特征 在涉外贸易中，英语函电在对外经济贸易中起着重要的作用，函电往来是对外贸易活动中使用最广泛的通讯联络手段，几乎每一笔重要业务一般都是在买卖双方多次交换函电后达成协议签约的。我国对外贸易活动的日趋频繁的背景下，作为国际贸易活动中的重要载体，英语函电也被更多的人广泛接触和使用。 随着网络时代的到来，国际贸易正日益借助互联网来完成，这使作为其纽带和工具的外贸英语电子邮件的作用越来越明显。据统计，全球约90％的国际贸易商人每天在运用英语电子邮件进行信息交流、贸易谈判、签约以及货款支付。这主要是因为电子邮件具有简洁、方便、传递快、效率高、保密强、可靠性高、费用低廉、便于保存、内容丰富等优点。由此可见，外贸英语电子邮件正在逐步取代信函、传真等通信媒体，成为主要的信息交流方式，在外贸工作中起着越来越重要的作用。 一、电子邮件的格式 电子邮件和其他电子邮件相似，基本由以下几部分组成： 1．发件人地址(From) 2．收件人地址(To) 3．抄送(CC) 抄送就是记录其他收件人的电子邮件地址，这样该邮件也会同时发往这个邮件地址，让其他人收到，但不是每封邮件都包含抄送。 4．事由或主题(Subject) 主题的功能是方便收件者了解下面正文部分所涉及的内容，以便决定是否继续阅读正文部分。同时，简洁明了的主题内容还可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。公司间的外贸业务往来的邮件一般都有主题。 5．日期(Date) 6．附件(Attachment) 附件是连同邮件一起发送的附加文件或图片资料等，是否添加视具体情况而定。电子邮件中如果带有与邮件容相关的附件，如各种扫描的形式发票、定单或报价单等或用word、excel等软件编写的文件报表，应在邮件中说明具体文件的名称及份数等等，以便对方确认。 7．正文(Body) 正文是电子邮件的主要部分，大多由两、三个或三、四个简短的自然段构成，如果正文过长，可采用附件形式，作为一个word文件发给对方。 二、外贸英语电子邮件正文的行文与词句特征 简单地说，外贸英语电子邮件简洁、方便、高速、高效的特点决定了邮件的行文与词句特点。 （一）正文部分的结构特征 外贸英语电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式，齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始。选用这种格式是便于打字和节省时间，提高工作效率。此外，电子邮件的签名通常放在左下角，也是为了方便书写。 外贸英语电子邮件正文的格式较正式，有称呼和结束敬语。 在称呼上，通常是用Dear加对方的姓氏这种较正式的称呼，如Dear Steele， Dear Debbie。但如果双方的外贸人员彼此熟悉，也可直呼名字，如直呼Eric，Sally或用Hi，Eric，Hi，Sally这类较随意的称呼。若不能确定收件人是哪一位，通常可采用与外贸英语信函相同的表达：Dear Sirs或Gentlemen。 在结束敬语上，外贸英语信函常常使用Yours truly，Yours faithfully，Yours sincerely，Yours cordially；而在外贸英语电子邮件中它们已较少使用了，邮件正文一般采用Best Regards，Best Wishes，Kind Regards，Regards，或With kindest wishes等表示祝愿的词组作为敬意结尾。 下面是一份电子邮件的简单例子： From：“jonmichelle”jon-mich08@yah00．corn……发件人地址 T0：“BobTaylor”bobtaylor@rediffmail．com………收件人地址 CC．“cathylucas”cat-lucas@msn．com………………………抄送 Subject：Samples…………………………………………………主题 Date：Mon，15 May 2006 ………………………………………日期 Dear Mr．Thomas Lee： We’ve just prepared a few samples only．I think we cannot send you a carton sample this week，but we will send it to you ASAP． Best regards， Benson Zhou………………………………………………^………正文 （二）