关于规范招待费用申请报销流程的通知.doc

关于公司业务招待费使用及报销规定的通知 公司各部门、全体员工： 为规范公司各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强公司费用管理，严格控制公司业务招待费用的支出，经公司领导办公会议研究，特制定本制度。具体如下： 总则 管理原则：先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。 业务招待费用定义： 业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物 卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。 招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用； 因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观 费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。 第3条 使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。（不包含市场公关费） 第4条 使用原则： 4.1 业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”， “可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。 4.2 陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的1/2。（原则上不能多于需接待人员） 4.3 严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。 费用发生具体规定 第5条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中 制，事后报销。 发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”（附件一），注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经分管领导同意，报行政人事部备案，财务部审核，公司总经理批准后执行。（如有特殊情况，因事先分管领导批准后，电话告知行政人事部进行审核备案） 第6条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政人 事部根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与 台账管理，凭《招待物品购买申请表》（物资采购申请单）（附 件二）与采购发票到财务报账。 6.1 招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批 的《业务招待费申请表》填写《招待物品领用单》（附件三）， 并 由物品保管人和行政人事经理签字，方能对领用的物品到财务 办理核销手续。 6.2 各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物 品经分管领导同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价 值超过200元的招待物品，需总经理批准。 第7条 如到协议酒店/饭店招待时，一律实行现款结算。 第8条 有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。 8.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排。 8.5 如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。 8.6 因工作需要在外招待客人，招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。 8.7 招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水包括在上述标准内（需要讨论）原则上由办公室统一配置，按统一标准安排，10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML），招待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊情况不能从办公室领用酒水，需要临时购买的，（讨论是否需要分级别）,需分管领导批准后，报行政人事部备案，超过部分需总经理批准方可报销。 8.8 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务招待费申请表”中，经分管领导同意，公司总经理批准后执行。 8.9 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，报行政人事部备案，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请表”方可到财务报销。 费用报销 第9条 报销“业务招待费”时，应如实整理单据并填写“费用报销单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务招待费申请表”。 9.1 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期； 9.2 在办公室领用招待物品，凭签字手续完整的《招待物品领用单》，方可到财务办理核销手续。 第10条 发票要求： 10.1 不允许用白条、假票报销，特殊原因经总经理批准方可办理；10.2 定额发票印章要清晰可识别，发票归属地与费用发生地必须一致； 10.3 手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章