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第四章 工作分析的基本方法 第一节 访谈法 访谈是访谈人员就某一岗位与访谈对象，按事先拟订好的访谈提纲进行交流和讨论。访谈对象包括：该职位的任职者；对工作较为熟悉的直接主管人员；与该职位工作联系比较密切的工作人员；任职者的下属。为了保证访谈效果，一般要事先设计访谈提纲，事先交给访谈者准备。访谈法分为个体访谈：结构化、半结构化、无结构；一般访谈、深度访谈；群体访谈：一般座谈、团体焦点访谈。 参考资料：《工作分析访谈提纲》；《一个工作分析面谈问题样本》 进行访谈时要坚持的原则 1）明确面谈的意义 2）建立融洽的气氛 3）准备完整的问题表格 4）要求按工作重要性程度排列 5）面谈结果让任职者及其上司审阅修订。 访谈法的一些标准 麦考米克于1979年提出了面谈法的一些标准，它们是： 1）所提问题要和职位分析的目的有关； 2）职位分析人员语言表达要清楚、含义准确； 3）所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄； 4）所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围； 5）所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满，或涉及被谈话人的隐私。 访谈法的优点和不足 优点是可以得到标准和非标准的、体力、脑力工作以及其他不易观察到的多方面信息。 不足之处是被访谈者对访谈的动机往往持怀疑态度，回答问题时有所保留，且面谈者易从自身利益考虑而导致信息失真。因此，访谈法一般不能单独使用，最好与其他方法配合使用。此外，分析者的观点影响工作信息正确的判断；职务分析者问些含糊不清的问题，影响信息收集。 访谈法的适用情况 该方法适合于不可能实际去做某项工作，或不可能去现场观察以及难以观察到某种工作时。及适用于短时间的生理特征的分析，也适用于长时间的心理特征的分析。适用于对文字理解有困难的人。访谈法也适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。 访谈法应注意的问题 访谈准备：1、选取合适的访谈对象；2、全面了解访谈对象，准备访谈提纲；3、访谈前做足功课；4、采取特殊记录方式（如录音）时，需征得访谈对象同意。 提问技巧：1、坦率、真诚，创造和谐的交谈氛围：从无关紧要的聊天开始“热身”；2、合理选择访谈问题的类型（开放与封闭）；3、尽量通过多个具体问题反应抽象问题；4、提问要考虑受访者的能力水平及性格特点；5、避免对受访者进行诱导及价值判断；6、注意口语化、生活化、通俗化的表达方式；7、合理试用追问方式，避免“一厢情愿”。 倾听的艺术：1、注意积极倾听；2、情感共鸣，应答受访者的喜怒哀乐：切忌虚情假意；3、注意回应技巧及方法的应用：认可、重复、总结、自我暴露；4、最大程度的全面收集访谈信息：注意收集言语以外的相关信息 第二节 问卷调查法 问卷调查法就是根据岗位分析的目的、内容等，事先设计一套岗位问卷，由被调查者填写，再将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，形成对岗位分析的描述信息。问卷调查的关键是问卷设计。问卷设计形式分为开放型和封闭型两种。开放型：由被调查人根据问题自由回答。封闭型：调查人事先设计好答案，由被调查人选择确定。设计问卷时要做到：①提问要准确；②问卷表格要精炼；③语言通俗易懂，问题不可模棱两可；④问卷表前面要有指导语；⑤引进被调查人兴趣的问题放在前面，问题排列要有逻辑。 参考资料：《工作分析调查表》； 《岗位工作分析调查问卷》;《职务分析问卷调查表》。 问卷调查法的程序 (1)问卷发放 进行各部门之工作分析问卷发放时，先集合各部门之各级主管进行半小时之说明，说明内容有工作分析目的、工作分析问卷填答、及问题解答，并清楚告知此次活动之进行不会影响到员工现有权益，确定各主管皆明了如何进行后，由主管辅导下属进行工作分析问卷之填答。 (2)填答期间 虽然在工作分析问卷填答前有过详细的说明，也进行了问题解决，但是仍是有许多问题产生，因此，在此期间必须注意各部室之填写状况，并予以协助。 (3)问卷回收及整理 对于回收之资料，首先必须检查是否填写完整，并仔细查看是否有不清楚、重叠或冲突之处，若有，便由工作分析与人力资源人力资源主管进行讨论，判断是否对此任职者或其主管进行面谈，以确认资料收集之正确性。 如果事先已请填写者将内容转换成计算机档案，则工作分析员只需以原档案进行修改即可，不需再花费许多时间将问卷内容转换成计算机文书文件，且只要资料确认无误，即可完成职务说明书之撰写。 问卷调查法的优缺点 问卷调查法在岗位分析中使用最为广泛，其优点是费用低、速度快，调查范围广，尤其适合对大量工作人员进行岗位分析，调查结果可实现数量化，进行计算机处理。它免去了长时间观察和访谈的麻烦，也克服了进行职务分析的工作人员水平不一的弱点。 问卷法对问卷设计要求较高，设计比较费工，也不像访谈那样可以面对面地交流信息，因此，不容易了解被调查对象的态度和动机等