新公司文件管理制度 副本.docVIP

文件管理制度 文件编号： 发行时间： 密级：内控 页次： 修订人： 版本号： 撰写人： 审核人： 批准人: 1.5倍。 （五）页边距采用上页边距及下页边距为2.54，左页边距及右页边距为3.17，即电脑初始设置值。 （六）当文件署名和日期因以上设置必须单独打印一页时，应在署名及日期上文标注“（此页无正文）”。 （七）正式文件不应因节约纸张等原因改变文件的固定设置格式而影响文件的美观和统一。 （八）集团文件的规范格式见《XX集团草拟文件示范》（附件二） 第七条 文件的发文字号由拟稿部门向文件管理部门相关工作人员索取，以确保文件的连贯性。 第四章 行文内容及规则 第八条 集团公司及各分公司在行文时，在文件正文中应当写全称或者规范化简称。 （一）宁波XX集团有限公司对内作为独立公司时，简称“集团公司”；作为集团整体，包括各分公司时，简称“集团”；对外一律简称“XX集团”。 （二）除集团公司之外的其它分公司，简称“各分公司”。 第九条 集团公司及各分公司的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。 集团公司各部门或各分公司的下属部门没有发文的权利。 第五章 文件办理 第十条 文件办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 第十一条 需要办理的文件，文件管理部门相关工作人员应当及时填写《XX集团文件处理单》（见附件三），并由该部门负责人提出拟办意见，送领导阅批或交有关部门办理。紧急文件，应当提出办理时限。 第十二条 承办部门应抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门（公司）职权范围或不适宜由本部门（公司）办理的，应当迅速退回交办的文件管理部门并说明理由。 第十三条 送领导批示或交有关部门（公司）办理的文件，文件管理部门要负责催办、查办，做到紧急文件跟踪催办、查办，重要文件重点催办、查办。对下发的重要文件，应当及时了解和反馈执行情况。 第十四条 草拟文件应当做到： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。 （二）反映情况客观、真实、实事求是。 （三）用词用字准确、规范、精炼，条理清楚、层次分明、结构紧凑。 （四）人、地、物名、引文及时间具体、准确。 （五）草拟文件涉及到与现行制度有抵触的情况时，拟搞部门应与集团公司法务部及该制度的责任部门进行协商，在草拟文件的同时，对该制度进行修改或补充。 第十五条 以集团公司的名义行文，可以由集团公司职能部门作为拟稿单位，需以集团公司名义行文的范围： （一）集团公司统一策划的企业管理、经济考核等文件； （二）集团公司牵头组织的各类会议的会议纪要； （三）集团公司“五纵”管理中，行政、财务、市场、采购、销售各系统必要的行文； （四）涉及两个或两个以上公司的工作协调中必要的行文； （五）其它管理规定中需由集团公司统一安排的各种行文。 除上述五条以外的其它文件，各分公司可自行履行发文办理程序，并按业务归口抄送集团公司相关职能部门或分管领导审核、批复。 第十六条 文件送签发人签发之前，应当由拟稿部门负责人业务审核，并由文件管理部门校核。校核的重点是： （一）是否需行文，是否遵循国家律法规定及集团规章制度； （二）文件用词的准确性； （三）文件的文种、格式。 第十七条 对外报送文件需分类把关，其原件由行政服务中心部文件管理部门存档备查。 一般行政类文件由业务部门审核，集团公司行政服务中心签发； 报送政府类文件由集团公司法务部审核，经各部门负责人会签后由董事长签发。 第十八条 待下发的文件若不符合本制度第五条、第六条、第七条的规定，文件管理部门相关工作人员可将拟发文件退回原拟稿单位，由拟稿单位按规定修改无误后下发。 第十九条 文件下发范围及要求 文件主送、抄送、下发时以职能部门为单位，领导班子以职务为单位；集团公司下发文件至各分公司，一般发至各分公司行政管理部由行政部负责对集团公司文件精神的传达和宣传；特殊情况将视文件密级发至指定职能部门或人员。 集团公司所有经编号的文件均属于保密文件，对内可视文件密级在相应级别范围内流通，对外一律不得泄露。 第六章 文件立卷、归档和销毁 第二十条 文件办完后，文件管理部门应将其原件及时整理立卷。 第二十一条 文件归档，应根据业务范围、特征及保存价值分类整理立卷。 第二十二条 文件下发均采用复印件，仅作集团内部流通使用，文件复印件对外不具备法律效应。文件复印件作为法律文件使用时，应当加盖发文单位公章。 第二十三条 立卷文件应按规定向行政服务中心档案管理部门移交，个人不得保存应当归档的文件。 第二十四条 没有归档和存查价值的文件，经过文件管理部门负责人批准，可以定期销毁。