秘书实务1解读.ppt

秘书实务 课程说明 一、课程性质 “秘书实务”，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才 。 二、主要内容 第一章 秘书实务概述 第二章 日常事务工作 第三章 接待实务 第四章 公文处理与文档及信息管理 第五章 会议服务工作 第六章 秘书工作中的沟通与协调 第七章 商务活动与商务旅行 第八章 参谋与信息工作 三、教学目标 本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。 四、考核方法 平时表现与期末考试相结合 1、考勤：30% 2、作业（含课堂讨论）：10% 3、期末考试：60% 一、秘书的含义 讨论： 在你的心目中秘书是一种怎样的职业，前景如何？你是怎样定义这种职业，如何看待秘书工作的？ 初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人 员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、 会务服务。 中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘 书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理 信息。 高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主 任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书 的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。 秘书的横向分类 (1) 商务秘书 (2) 教学秘书 (3) 司法秘书 (4) 医务秘书 (5) 政务秘书 国外也有此类似的秘书分类方式，其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。如日本企业界的秘书等级为4级，美国的秘书从纵向上分为两种。 　　见习秘书：指担任秘书职务未满1年者。主 要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、 泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深 秘书的指导。 　　初级秘书：指担任秘书工作达2-3年者。除 了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文 件、回复信函、排定行事时间表、购买车票， 以及到公司外接待访客等等。 　　中级秘书：指具有4-5年以上工作经验，可单独处 理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作 时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金 的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时， 指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。 　　高级秘书：秘书长就相当于高级秘书，是名副其 实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称， 大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。 　　美国秘书的两种类型： 　　第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进 行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共有 四个级别，即LS--1级、LS--2级、LS--3级、LS--4级。 　　第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简 称“LR类”。共有两个级别，“LR--1级秘书”是较低一级 的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完 成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。 “LR--2级秘书”则不同，除完成“LR--1级秘书”的工作外， 还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复 杂的工作。 　　其他分类，我国一些规模较大的银行或企 业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助 理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参 赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等 秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二 秘、三秘。 秘书分类的意义 三、秘书的职业成功路线 （一）秘书的职业路线 初级秘书——中级秘书——高级秘书 （二）秘书的产业路线 　　 秘书部门地位和功能与职能部门的不同点　　　　　 第一章 秘书实务 概述 本章的教学目标 1.了解秘书实务的内容 2.了解秘书实务工作的性质与特点 3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德 4.掌握秘书实务工作的规律与方法 汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。 东汉后期：朝廷设立 “秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。 魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。 后来逐渐演变为领导人身边协助处理各种日常事务和文字工作的助手。 含义 秘书（Secretary）可以指： 1、政党之内的要职，最高者称为总书记。 2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。 3、香港决策局的最高级公务员职位。 狭义秘书定义 ???专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领