九江学院体育学院档案室管理制度.docVIP

九江学院体育学院档案室管理制度 1、为加强学院档案工作，全面提高学院档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。 2、学院档案工作是学院工作的组成部分，是提高学院工作效率和质量的必要条件，是维护学院工作历史面貌的一项重要工作。 3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学院档案部门集中统一管理。 档案工作岗位职责 一、分管领导职责 1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学院档案工作的宏观建设，努力提高档案工作科学管理水平，确立档案为学院和部门服务思想。 2、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力。 二、档案管理人员职责 1、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。 2、集中统一管理本学院全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。 3、熟悉本学院室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。 4、认真做好档案室管理，维护档案的完整、安全。 5、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。 三、兼职档案人员职责 1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学院开展档案法律法规学习宣传活动，增强全体教师归档意识。 2、认真参加学院年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集本部门工作所产生的档案材料，依照分类方案随时归入有关卷夹 盒 内。 3、每学年末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，并向档案室移交。 文书工作制度 1、文书工作必须做到及时、准确、安全。 2、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅文对象，阅后均应签字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文书人员办理借阅手续，并按时退还。 3、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保存。 4、本学院工作活动中形成的全部文件材料 包括照片、录音、录像、图表、荣誉证书等 ，必须按照规定，及时向文书人员移交，集中管理，不得借故拖延留存。 5、文书人员应将办完的文件按照归档目录 文件分类方案 ，随时归入有关条款的卷夹 盒 内。 6、严格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价值的文件材料，经过鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统一集中销毁处理。 档案整理归档制度 1、应当归档的文件材料必须由学院承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。 2、学院各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料。 3、文书档案在寒假前整理归档完毕。 4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。 5、按照学院档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的稳定。 6、编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。 7、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。 8、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 档案保管制度 1、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用档案室和柜、橱。 2、档案档案室要落实各项安全保卫措施，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。 3、档案人员进出档案室应随手关门，非档案人员未经许可不得随意入内。 4、严格管理档案室钥匙，不得转借他人，不得带出办公室。 5、档案室中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。 6、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸要有防火设备，对防火设备要经常检查，做到有备无患2009年3月13