20161电大专科办公室管理期末考试资料.docVIP

2015秋办公室管理期末复习资料 一、单项选择题 1、办公室的本质属性是（ C ）C、服务性 2、办公室的核心功能是（ D ） D、办事 3、办公室工作的第一要义是（ A ）A、服务 4、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（ B ）B、只能充当领导的参谋和助手 二、简答题 1、简答办公室的主要特点。 （1）辅助性 （2）综合性 （3）服务性 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 办公室人员“善谋”要求：要善于正确理解领导的意图，替领导呢过滤重要的事务 要参到点子上，谋到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合 善谋要避免几个误区： 一是参政意识过度，把自己摆在准领导或副职的位置上。把幕后工作放到台前。 二是轻易抛出夹生的想法，并强加领导，于工于己都不利。 三是出馊主意，帮倒忙，给单位造成损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 3、简述办公室设备使用规范。 （1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 （2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的 （3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限 （4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 （5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。 （6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 （1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。 （2）储藏需要的面积取决于单位的大小 （3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 （4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到 （5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。 5.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 （1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求 （2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。 （3）完成阶段，主要撰写调研报告 6.简述办公室督查工作的方式。 （1）现场督查 （2）会议督查 （3）书面督查 （4）电话督查 7.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别 （1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 （2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。 8.简述信访工作中网络来信的处理要求 （1）定时打开信箱，及时处理电子邮件 （2）重要信访，及时报请 （3）转办信访，跟踪督办 （4）网络保密，脱机阅读 9.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容 第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则 A．重要且紧急——必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称危机管理 B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。 C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。 10、简要回答公文写作的五部曲。 第一步，领悟领导意图。要求：准确、全面、提炼、增加贴近度； 第二步，站在领导角度考虑问题 第三步，把握常用思维方法：模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。 第四步，牢记拟写公文要素及要求 第五步，符合国家公文格式标准 11、简要回答起草请示的“五步棋” 。 因为什么请示——对于原因、目的的说明 请示什么问题——提出请示的主题内容 怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案 请求上级回复——结尾用语的使用 有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否 12、简述公文校对工作要求。 （1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等； （2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题； （3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理； （4）需要使用标准校对符号； （5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错 13、简答电子公文处理过程的五个环节。 创建：根据一定的规则建立电