06会议技巧MEETING_SKILLS.pptVIP

应恩德策划与主持 赛斯达工作坊3star EFFECTIVE MEETING 有效会议管理技巧 第一单元 会议概述 定义会议 无效会议 会议成本 有效会议 会议类型 会议原则 你需要开会吗？ 大多数管理人员对花在会议上的时间之多深感压力。开始思考究竟有多少会议可以帮你解决问题呢？如果你考虑过会议的代价，你主持、安排与出席会议就会少得多 定义会议 开会需要花费宝贵的时间 大多数工作会议比较正式，有预先约定的时间、地点、议题等 典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程(议事日程或清单)上 会议议程首先在与会者之间传播 请你谈谈对会议的认识 无效的会议 会议的目的不清楚 会议无法达成其目的 有些人不必参加会议 并不是所有的人都相互认识 会议缺乏训练有素的主持人 没有人做会议记录或注意会议程序 与会者的错误 与会者迟到或早退 与会者进进出出 与会者离开会场去拿资料 与会者争吵 与会者发言太过冗长 与会者自我膨胀、突出自己，不管真正的问题 有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的发言机会 会议主持人失误 自说自画或说的太多 似乎不愿意讨论与他相反的论点 在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目 在每个题目上所花费的时间非常不平均 已作出决策后还在该议题上随意漫谈 会议时间失控 会议的时间不够 开无轨电车，直到超过规定的时间甚多 好几个议题都无法作出决策 临终场在理由证据不充分的情况下决策 会议成本 成功的会议将合适的人聚集在一起 共同为了某个目标而贡献自己的才智 能够节省大量的时间和金钱 会议成本＝时间＋费用 与会者的总年薪＋日程开支/年工作小时数(8?5?40) 主管们的意见 无目的 无结论 无组织(失控) 独断 无主题 本位主义 没有议题的会议 无结果的会议 有结果不执行 走过场的会议 有效会议管理的要素 陈述开会目的 准备议程 选择适当的与会者 管理会议时间 引导与控制 做总结 要素1：陈述开会目的 每一个会议都需要目的 应该在主持人一开场说话时就清楚地陈述出来 这个简单的程序，是想为会议的举行找出理由 有了目标，所有的讨论与所花的精力都可以朝这个方向前进 要素2：准备议程 会议的议程是必须的 必须在事先就准备好，在会议开始前就提 供给与会者 对会议主题的讨论有着如地图般的功能 会议前将议程发出去，可以鼓励与会者做好会议前的准备 要素3：选择合适的与会者 应该将与会者的人数降低最低 较少的参与人数，可使会议的进行保持较高的兴趣与较多的参与 在会议前通知某些人，并向他们解释为什么没有邀请他们参与 不要“ 陪太子读书” ，涉及无辜 要素4：管理会议时间 在浪费时间与急忙催促之间找到一个平衡点 要有充裕的时间让与会者参与讨论，并对结果感到满意 准时开始会议，并使会议朝着事先宣布的结束时间进行 要素5：引导与控制 有效的会议是需要控制引导的 利用议程使讨论不偏离主题 鼓励较被动的与会者发言，并控制那些企图主导会议的人 在事先就找出达成会议目标的最佳方法，并在适当的时候将派上用场 要素6：做总结 善于总结与适时总结 每个会议在结束以前，都要重复一遍会议的目标 尤其评价完成这个会议目标的结论 复述一遍与会者同意采取的最后行动 会议类型 会议可被分为以下两种类型，而每一种类型又可细分为两种：  有效会议的3P原则 会议准备 确定标准 制定议程 举行会议 控制与执行 有效会议流程1：准备 首先确定是否需要开会 开会或其他方式解决问题：邮件、电话、文件 若不开会，会带来什么结果 找出一个说服人的开会理由 提出意见 产生创意 作出决策 有效会议流程2：标准 会前沟通 确定与会者 确定开会时间 确定开会地点 确定会议主题 传递有关文件 发放会议通知 确认出席者 邀请与会者 选择恰当的与会者是会议是否达到目的的关键要素 需要考虑与会者在一个团队中如何工作 邀请具有良好沟通能力的成员参加 评估与会者的贡献：分享信息、提供建议、专业身份、授权行动 通知与会者并且确认 有效会议流程3：议程 议事程序 确定议事日程中的关键主题 先用少量时间讨论紧急问题 对于关键主题留出足够时间 根据轻重缓急排出优先顺序 确定会议地点 选择会议地点对于会议成功至关重要 并非仅仅是否舒适，而是使人感觉恰如其分 评估环境与会议室的布置 各种设施与设备的准备：音响、投影、白板、纸板、’灯光与咖啡、茶点 选择各种会议的场所 有效会议流程4：举行 目的：确保每一个与会者都明确为什么开会 互动：全体与会者的相互交流、整体互动的场所 不是会议主持人的“ 独角戏” 也不是夸夸其谈者的个人“ 讲坛” 与会者的座位安排 有效会议流程5：执行与控制 告知有关人员