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文件控制程序 编写： xxx 审核： xxx 批准： xxx DZF/CX02.01—2004（A/0） 第1页 共5页 1 目的 为对质量管理体系中所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。为企业文件管理及办公自动化提供了人性化的管理平台。9000:2000《质量管理体系——基础和术语》 3.2 GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000《质量管理体系——要求》 3.3 DZF/SC.01-2004（A/0）《质量手册》 4 工作职责 4.1 企管部是文件控制的归口管理部门，负责对公司质量管理体系文件和其他文件的管理和控制，外来文件的识别、文件的收发和归档。事务的管理、档案资料信息的存储和分类、编目、检索等项目的处理工作。 4.2 各部负责对本部门所使用的质量管理体系文件的管理和控制。 5 工作程序 5.1 文件和资料的分类 5.1.1 质量管理体系文件：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序控制文件、过程控制文件、质量计划、工作流程、记录。 5.1.2 管理文件：与质量体系有关的管理性文件。 5.1.3 外来文件：上级部门颁布的国家标准、行业标准、有关法律、法规。 5.2 文件的编号 5.2.1 质量手册 DZF/ SC 01 XXXX X/X 修改次数 版号（英文大写） 年号 第一层文件代号 质量手册代号 企业代号 5.2.2 质量管理体系程序文件 DZF/ CX 02 XX XXXX X/X 修改次数 版号（英文大写） 年号 顺序号 第二层文件代号 程序文件代号 企业代号 5.2.3 过程控制文件 DZF/ GC 03 XX XXXX X/X 修改次数 版号 英文大写 年号 顺序号 第三层文件代号 过程文件代号 企业代号 5.2.4 管理文件 DZF/ GL XX XX XXXX 年号 顺序号 部门代号 管理文件代号 企业代号 5.2.5 记录 ZFB—CXX （X） XXX 顺序号 记录号 程序代号 记录表格 企业代号 5.2.6 编号文字说明 DZF—大连智丰物流咨询服务有限公司 SC—手册代号 CX—程序文件代号 GC—过程控制文件代号 GL—管理文件代号 JL—记录代号 5.3 文件编制、审批和发布 文件审批必须使用《文件审批表》。 5.3.1 质量管理体系文件 a 质量手册，由企管部编制，管理者代表审核，总经理批准； b 质量管理体系程序文件、过程控制文件由归口管理部门负责编制，部门负责人负责审核，管理者代表批准； c 与质量管理体系有关的管理文件，由企管部门编制，部门负责人审核，主管领导批准； d 外来文件由企管部负责识别，总经理负责批准，并控制其分发，将批准后的外来文件纳入《有效文件清单》；对《有效文件清单》要进行跟踪管理、及时增删； 5.3.2 质量管理体系运行的场所，必须分发文件的适用版本。所发文件必须受控，加盖受控印章和受控号。文件由企管部统一发放，填写《文件发放登记表》。 5.4 文件发布后由各相关部门在实施过程中评审其适用性，确定是否需要更新，并再次批准。 5.5 文件的更改 5.5.1 当文件需要更改时，由起草部门填写《文件更改审批表》，将更改的内容明确列出，文件的更改由上级领导批准。 5.5.2 文件更改批准后，应将《文件更改审批表》发至文件持有部门，按更改内容进行更改；视更改内容的多少进行手写更改，换页或改版。手写更改时用碳素笔，盖上更改人印章。 5.6 作废文件的处置 要从所有文件的使用部门及时收回失效和作废版本，做好文件的销毁记录。若因任何原因需要保留的作废文件，要做好作废标识。 5.7 文件印发后，原稿和一份副本需交企管部归档，以备存查。 6 相关文件： 6.1 DZF/CX01.01-2004 A/0 《记录控制程序》 7 相关记录： ZFB/CX01-1 《文件审批表》 ZFB/CX01-2 《文件发放登记表》 ZFB/CX01-3 《文件回收登记表》 ZFB/CX01-4 《文件更改审批表》 ZFB/CX01-5 《文件销毁和作废表》 ZFB/CX01-6 《资料申领表》 记录控制程序 编写： 王苏娅 审核： 赵宏江 批准： 钟安军 DZF/CX02.02—2004（A/0） 第1页 共2页 1 目的 对记录进行管理和控制，确保符合咨询服务的要求，为质量管理体系的有效运行提供依据。 2 适用范围 适用于DZF质量管理体系运行中所有记录的控制。 3 引用文件 3.1 GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000《质量管理体系——基础和术语》 3.2 GB/T19001-2000 i