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浅议办公自动化环境的文书档案管理 　　摘 要：二十一世纪的到来，伴随着科技的进步和市场经济的发展，也推动着信息产业的发展进步，先进的网络技术开始被运用到生活工作中的各个领域，同时也引发着在企业文书档案管理中的巨大变革。企业文书档案的管理对企业的发展具有重要作用，企业文书档案管理的优劣程度对企业的可持续发展意义重大，这场在企业文书档案管理中的变革，对推动企业的长远发展，推动企业文书档案管理水平的提升都有着极大的影响。这种影响包括了很多方面，从管理的理念、方式方法、具体模式上的变化中都能够体现出来。这篇文章就是针对这一问题对企业文书档案管理的变革做出的一个详细的讨论。 　　关键词：企业文书档案管理；办公自动化；建议 　　科技的不断进步、信息技术的广泛应用为我国文书档案的管理变革打下了良好的基础，这场前所未有的改革，势必会对企业的文书档案管理产生巨大影响。将网络技术、计算机技术应用到对我国文书档案的管理中，是时代发展的需要，是社会进步的必然结果。这种具有正面意义的改变，使企业能够实现办公自动化，加快了工作效率、提升了工作质量，在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大。下面就对我国文书档案管理实现办公自动化谈一谈我个人的认识以及看法。 　　一、文书档案管理实现办公的自动化 　　（一）促进了文件和档案的统一管理 　　在我国传统的文书档案管理中，通常是将文书以及档案分为两项工作，只有文书的质量得到保障，才能够促进档案工作的顺利完成，他们相互影响，又互相区别，联系紧密，如果在文书档案的管理工作中没有处理好它们之间的衔接问题，势必会导致整个工作不能正常运行。文件和档案不同，文件是通过各种市场经济活动收集起来的，具有杂乱、零散的特点。将其按照一定的规律，系统的进行组合排列，方便保存和后期的使用才能够形成最终的档案，而归档在这个工作环节中尤其重要。在实现办公的自动化之后，文件和档案之间的界限就不会再那么分明了，有统一的系统对文件和档案进行分类、保存、归档。既免除了人工操作可能存在的失误，也使文件的利用程度大大提高了，能够通过计算机检索，准确的找到想要的资料，也能够通过管理达到资源的共享，最终实现文档的统一。 　　（二）共同参与文书档案的管理 　　在实现文书档案管理的办公自动化之后，文书档案的管理将关系到企业的各个部门，需要大家的共同参与才能够完成。办公自动化环境下，档案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相对独立的，档案管理由以案卷为单位变成以文件为单位，办理完毕的文件可以直接进入归档管理环节，文书处理环节形成的文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等，可以直接进入档案管理环节生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成归档工作了。 　　（三）规范的文书档案管理制度 　　在文书档案管理实现了办公的自动化之后，归档的过程将发生变化，文件的归档将会出现纸质文件和网络归档文件。这就对文书档案的管理流程提出了新的要求，对文书档案管理的各个环节都要有所摄入，包括文件的收集整理、文书的生成、正常运转等等。要实现这一点就必须要形成一个统一规范化的管理操作流程，尤其要对归档的环节加以重视，对参与到这些流程中的每个部门都要有明确的分工及权限设置。这些问题都要在最初对系统的设计上表现出来，才能够保证办公自动化环境下的文书档案管理的顺利进行。 　　（四）信息检索效率提高，档案利用更加快捷、高效 　　办公自动化实现了数据的一次输入多次利用，文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、发布等工作后，只需要一个归档点击操作，就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容，档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能，可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。 　　二、对办公自动化环境下文书档案份理工作的建议 　　（一）将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑 　　目前，很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案部门不能及时参与其设计规划，文件管理系统与档案管理系统“各自为政”，缺少统一规划，使文件管理系统的设计功能无法满足档案管理系统的归档需求，导致档案管理系统难以有效投入使用，或者出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。这就要求我们必需充分认识到文档一体化的重要性和可行性，在进行办公自动化系统设计时，将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑，把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时，我们还应树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理的需要，将档案管理功能纳入其中，对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体