行政类档案保存年及清理基准(草案).docVIP

行政類檔案保存年限及清理基準（草案） 基準代碼：02 函頒日期及文號：○○○○○○ 一、編訂說明 編訂緣起及目的 檔案法（以下簡稱本法）第十條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存；機關檔案保存年限及銷毀辦法修正草案第五條規定，各機關應就主管業務，編訂檔案保存年限區分表，函送檔案管理局審核。同辦法修正草案第四條規定，定期保存之檔案，其保存年限應區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年，但屬檔案管理局訂定之機關共通性檔案保存年限及清理基準表所列者，不在此限。 按各機關內部單位分為業務單位及輔助單位二種，業務單位係執行本機關職掌或委任及委託事項之單位，而輔助單位係承辦秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、公共關係等支援服務事項之單位；輔助單位工作與本機關職掌相同者視同業務單位。各機關輔助單位產生之檔案其性質及價值大抵相同，且多為定期保存，惟缺乏檔案保存年限判定基準。又業務單位產生之檔案，如屬同質性機關（如直轄市政府及縣市政府所屬之戶政事務所、地政事務所及高級中等，：：，：：，：暫停清理授權及修正建議 暫停清理授權 重大輿情之特殊個案發生時，檔案管理局認有必要，得暫停本基準清理授權，未回復前，各機關不得銷毀檔案。 修正建議 各機關對於基準表之主題、項目內容或清理方式等有修正建議時，其申請及修正程序如下： 各機關檔案管理單位或人員應填妥機關共通性檔案保存年限及 清理基準表修正建議（附件一），送請相關業務單位表示意見，經首長同意後，函送檔案管理局。 檔案管理局彙整機關共通性檔案保存年限及清理基準表修正建 議，並視需要召開會議協商，如有修正，將函頒各機關以為遵循。 二、檔案保存年限及清理基準表 0201綜合業務 本項次包含公務登錄；出版品、圖書及刊物管理；資訊管理；公報彙編及管理；工作檢核；訓練及講習。 項目編號 項目 內容描述 清理方式 備註 020101 020102 -1 -2 020103 020104 -1 -2 公務登錄 出版品、圖書及刊物管理 資訊管理 公報彙編及管理 機關大事紀、年鑑等相關紀錄。 出版品編印發行之相關公文。 收受他機關編印出版品及管理圖書與刊物之相關公文。 行政業務資訊化規劃、建置、應用、管理、維護相關作業及公文。 編印、發行及管理公報等之相關公文。 收受及管理他機關編印之公報等相關公文。 本機關永久保存；收受機關保存五年後經首長同意銷毀 保存十年後經首長同意銷毀 保存一年後經首長同意銷毀 保存五年後經首長同意銷毀 保存三年後經首長同意銷毀 保存一年後經首長同意銷毀 編印機關至少永久保存一份出版品 編印機關至少永久保存一份公報 020105 020106 工作檢核 訓練及講習 事務管理各項工作檢查、考核之紀錄、報告及相關公文。 計畫、報告、會議資料及相關公文。 保存三年後經首長同意銷毀 主辦機關保存三年後經首長同意銷毀；參訓機關保存一年後經首長同意銷毀 含內、外部查核事項，如上級機關查考等 0202法令規章 本項次包含法令及釋疑。 項目編號 項目 內容描述 清理方式 備註 020201 -1 -2 -3 -4 法令及釋疑 本機關公（發）布、制(訂)定之法律、法規命令、行政規則及解釋令（函）等相關公文。 收受他機關之法律及法規命令等相關公文。 收受他機關之行政規則及解釋令（函）等相關公文。 他機關研修法令意見徵詢及法規宣導等相關公文。 機關永久保存 保存十年後經首長同意銷毀 保存五年後經首長同意銷毀 保存三年後經首長同意銷毀 0203研考業務 本項次包含計畫及報告；研究報告；考核及績效評估；追蹤列管。 項目編號 項目 內容描述 清理方式 備註 020301 計畫及報告 中央、地方各級機關編擬之中程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標及施政報告之相關資料與公文。 本機關永久保存；收受機關保存