文件控制程序范.docVIP

文件控制程序 编 号 LDZY/SOP-4.2.3 版 号 A 修改：第 0 次 生效日期 2008年1月1日 1、目的 对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件，防止失效或作废。 2、适用范围 适用于本校教育教学服务质量管理体系有关文件的控制。 3、流程及要求 阶段 工 作 流 程 工 作 内 容 及 要 求 责任部门 管理文件 记 录 策 划 1学院的文件通常分为： 1.1质量管理体系文件 1.1.1质量手册； 1.1.2程序文件； 1.1.3管理文件； 1.1.4质量记录。 1.2学院行政文件 1.3外来文件 实 施 2.1质量管理体系文件编号 2.1.1质量手册编号 LDZY / QM 质量手册 娄底职业技术学院缩写 2.1.2程序文件编号。 LDZY / SOP－□ □ 标准章节号 程序文件 娄底职业技术学院缩写 2.1.3管理文件编号。 LDZY / IW－□ □ 文件序号 管理文件 娄底职业技术学院缩写 2.1.4质量记录编号按《质管记录控制程序》执行。 2.1.5文件的版号以A、B、C…依次类推，修改号以0、1、2…依次类推。 2.2外来文件编号按各自原来的编号。 2.3行政文件编号按《公文处理办法》。 党政办公室 公文 处理 办法 发 文 登记薄 3.1《质量手册》由文件编制小组组织编写,管理者代表审核,院长批准。 3.2程序文件由相关职能部门编写，管理者代表审核，院长批准。 相关部门(单位) 党政办公室 公文 处理 办法 3.3其他文件分别由相关职能部门编制,部门分管副院长审核,院长批准。 3.4外来文件由党政办公室提出拟办意见，送负责人批示，交相关部门(单位)办理。 4.1文件发放时，由党政办公室填写“文件发放表”，与文件使用部门办理领取签字手续，确保在使用处获得适用文件的有关版本。 4.2党政办公室负责收集国家和教育主管部门的教育法规和相关文件，适时宣贯。 4.3外来文件收到时，党政办公室应识别其适用性及版本的有效性，控制分发，并在“收文登记薄”上做好记录。 4.4使用文件受到严重损害时，应到发文部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由党政办公室收回。 4.5若文件丢失，应向发文部门说明原因，申请补发。 4.6人员调出时，党政办公室应负责收回其领用的文件。 4.7电子文档要做好相应标识和备份工作。 党政办公室 教 务 处 公文 处理 办法 收文登记薄 文件发放表 档案查阅 登记薄 5.1质量体系文件的更改，由提出部门组织，填写“文件更改单”，经院长批准后实施。 5.2文件更改时，要做好记录，保存更改单，适时收回相应作废文件。 5.3文件更改的情形如换页、局部修改，必须注明。 5.4文件五次以上更改或更改内容超过30 %时应换版，换版同时作废原文件。 公文 处理 办法 文 件 更改单 6.1文件应放在干燥、通风、安全的地方。 6.2所有的文件原稿及其“文件发放表”由党政办公室统一保存。各部门(单位)设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。 6.3党政办公室负责编制并及时更新“质量文件一览表”和收文登记薄以反映版本最新情况。 6.4作废文件由党政办公室收集后填写“销毁申请单”，批准后统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件分开保存。 6.5留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放。 党政办公室 档案管理制度 印章管理制度 质量文件一 览 表 文件销毁申 请 单 收文登记薄 检 查 7.1每年底由党政办公室组织使用部门，对现有体系文体的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订，更新“质量文件一览表”。 党政办公室 质量文件一览表 改 进 8.1每年按本文件控制程序要求对各部门(单位)使用的文件情况进行抽查评比，识别和处理记录控制中存在的问题并进行改进。 党政办公室 9.1 由党政办公室及时督促各部门(单位)制定整改措施，改进文件管理工作。 党政办公室 质量记录控制程序 编 号 LDZY/SQP-4.2.4 版 号 A 修改：第0次 生效日期 2008年1月1日 1、目的 编制并保持质量记录，以提供质量管理体系符合要求和有效运作的证据。 2、适用范围 适用于本校质量管理体系有关的所有质量记录的控制。 3、流程及要求 阶段 工 作 流 程 工 作 内 容 及 要 求 责任部门 管理文件 记 录 策 划 1.1各部门(单位)使用的记录由各部门(单位)自行设计，向党政办