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律师事务所档案管理制度 .doc 6页

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律师事务所档案管理制度
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湘麓发〔2007〕9号 律师事务所档案管理制度 为加强本所律师业务档案的科学管理,统一律师业务档案管理工作制度,结合律师工作实际,制定本制度。 一、 一般规定 1、律师承办形成的文件材料,必须严格按照本制度的要求立卷。立卷工作由承办律师或律师助理负责。 2、律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。案号在立案审批时由行政办公室统一分配。 3、律师业务档案归档后由行政办公室统一管理。 4、律师业务档案保管十年。 二、 立卷 1、 律师接受委托,拿到案号并开始承办法律事务时,即应同时注意收集保存有关材料,着手立卷的准备工作。 2、 律师应在法律事务办理完毕后,即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料,要补齐遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。 4、 对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料,承办律师应将其副本或复印件入卷归档。 5、 对不能附卷归档的实物证据,承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。 三、律师业务档案的的整理和排列顺序。 律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列,具体顺序为:   (一)、刑事卷   1.律师事务所立案审批手续;   2.收费凭证;   3.辩护委托合同或指定书;   4.阅卷笔录;   5.会见被告人、委托人、证人笔录;   6.调查材料;   7.承办人提出的辩护或代理意见;   8.案件讨论笔录;   9.起诉书、上诉书;   10.辩护词或代理词;   11.出庭通知书;   12.裁定书、判决书;   13.上诉书、抗诉书;   14.办案小结。   (二)、民事代理卷   1.律师事务所立案审批手续;   2.收费凭证;   3.委托书(委托代理合同、授权委托书);   4.起诉书、上诉书或答辩书;   5.阅卷笔录;   6.会见当事人谈话笔录;   7.调查材料(证人证言、书证);   8.诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;   9.承办律师代理意见;   10.案件讨论笔录;   11.代理词;   12.出庭通知书;   13.庭审笔录;   14.判决书、裁定书、调解书、上诉书;   15.办案小结。   (三)、法律顾问卷   1.聘请法律顾问合同;   2.聘方基本情况介绍材料;   3.收费凭证;   4.办理各类法律事务(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等)的记录和有关材料;   5.协议存续、中止、终止的情况;   6.工作小结。   (四)、其他非诉讼法律事务   1.委托书;   2.收费凭证;   3.与委托人谈话笔录;   4.委托人提供的证据材料;   5.调查材料;   6.律师出具的法律意见,或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等; 7.工作小结。 (五)、行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。 (六)、咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。 (七)终止委托的业务,承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档,承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中,排在全部文书材料之后。 四、归档 1、律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。 承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准;结案日期以收到判决书(裁定书、调解书)之日为准;法律顾问业务的收结日期,以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结之日为结案日。 2、档案管理人员接收档案时应进行严格审查,凡不符合立卷规定要求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。 3、涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷,确定密级,在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。 4、档案管理人员对已接收的案卷,按承办律师、年度顺序排列编号。编制《案卷目录》。 五、归档后的管理 1、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况,主动解业务部门和有关人员各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。 2、借阅档案必须填写《借阅档案登记表》,并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的,应办理延期手续。 3、原案件承办律师因工作需要,履行借阅手续,可以调阅原承办案件已归档的档案。但有明文规定须经领导批准的除外。 4、凡涉及国家机密或个人隐私的律师业务档案,以及当事人要求保密的档案,一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的,需报本所主任批准。 、其他单位或个人一般不得借阅和查

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