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企业档案信息资源整合研究 冯 勇 摘 要：在信息时代背景下，传统分散的档案信息资源管理方式已难以适应企业发展需求。如何深入发掘档案信息资源的潜在价值，改进和完善管理程式，是档案管理迫切需要解决的问题。档案信息资源整合便是突破传统档案管理瓶颈的重要举措，在企业中得到普遍采用。本文立足企业档案管理实际，对企业档案信息资源整合中所遇到的问题进行研究，力求完善企业档案信息资源整合方式，加大对档案利用价值的挖掘。 关键词：档案 信息资源 整合 所谓档案信息资源整合，是指在我国“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，根据精简、统一、高效的原则，逐步实现档案实体资源、数据资源、应用系统整合，实现档案信息资源的有效配置，发挥档案集合效应，以适应信息时代背景企业发展对档案馆服务功能的要求”横店集团各产业正在进行资源整合，打造纵横交叉型的管理模式，档案工作也正以此为契机，积极探索建立重点工程项目档案管理新模式。在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下，明确档案部门与财务等相关部门的合理分工与相互协作关系，不断提高工作效率。 2.2、丰富档案来源，改善馆藏结构 丰富的档案资源是档案信息资源整合的基础，但当前集团档案馆还存在着馆藏结构单一，内容缺乏的问题。打破传统接收档案方式是解决这一问题的有效途径。这要求我们做到两点：一是档案接收时间要提前。企业对那些在经济建设中有较大现实利用价值的档案，要全程跟踪，提前接收进馆，以使其及时发挥更大作用；二是扩大接收范围。应加强对反映横店文化特征，发展变化，并与人民生活联系密切的档案的收集，能使馆藏档案更加富有特色。如最近集团档案馆开展的“横店四十年新老照片征集”活动，既是丰富档案馆藏的方式之一。 2.3、宣传档案信息资源，增强全员档案意识 档案信息资源的整合，最终目的是要达到档案信息资源共享。这就必须让企业全体员工都关注档案工作，共同参与，增强全员档案意识，提高档案信息的利用率。这就要求档案部门要充分利用集团报、展板、网络等多种传媒机构进行广泛宣传，同时也可以以公开的档案展览、专题讲座、宣传编研成果等方式相结合的形式，多角度、多层面地去宣传档案信息资源，引起员工对企业档案的重视。 3、档案信息资源整合的具体举措 企业档案信息资源整合建设的主要内容是：运用现代信息技术，建设档案信息应用系统，整合档案信息资源，对各种档案信息电子文件进行全文采集和接收，建立目录和全文数据库；构建档案信息网站，使档案信息资源以数字化形式提供利用；最终实现结构合理、种类齐全、质量优化的数字化档案信息中心。当前我国档案信息化建设的潮流为企业档案部门现代化建设以及档案信息资源整合提供了有力条件。为了更好地促进集团档案信息资源整合力度，必须从制度建设、数据库建设、信息化建设等方面予以努力。 3.1、强化档案信息资源整合的制度保障 强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落到实处。 对于企业来讲，首先应该制定相关的规章制度，强化各子公司档案信息建设的合作和共享。档案资源的整合是一个艰巨的工程，需要各方共同努力。因此要加强档案各个部门的合作，建立互动多赢的机制，可以有效地推进企业档案信息资源的整合。制定相关的规章制度可以加强对档案收集、流向的管控，也可以加强对档案文件建档、归档的监督力度。如果一些部门档案室不能按时按规定将档案移交至总部档案馆，则可能导致总部档案馆的馆藏档案缺乏应有的综合性和特色，在客观上削弱了总部档案馆对于增强集团综合竞争力的应有贡献。因此，必须明确对档案信息资源实体实行集中统一管理，以企业档案为主体，辐射家庭档案、名人档案、艺术档案等等。档案部门的职能也从单一的档案管理转向了信息综合管理。档案管理人员在分工合作的基础上负责整个企业档案、家庭档案、艺术档案等的收集、整理、加工、处理、传递、交流等工作。这样既改变了信息结构单一的状况，建立了结构较合理、种类较齐全、质量较优化的信息体系，又较好地解决了收集范围相互交叉或遗漏的问题。 3.2、推动档案信息资源整合的数据库建设 在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于档案信息管理领域。我们需要充分运用网络技术、多媒体技术等现代化管理手段，加快档案信息资源整合建设，扩大信息收集源，及时进行信息的加工处理，建立综合信息资源数据库。要注重数字化建设，构建技术平台，开展新型科技的经济建设。在网络时代的大环境下，我们