工程档案分类编号规范.doc

工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目 — 二级类目 — 三级类目 — 四级类目 — 顺序代号 分公司名称—项目单体名称— 文件名称 — 分部工程 — 顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分部工程代码表》。 5、顺序代号 对于某一类资料，会根据时间节点形成多份不同的资料，多出现在施工资料、监理资料中，对此类资料，应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。顺序代码采用三位数编写。例如：001，002. 说明 1、该编号方法作为工程档案分类编号的一般方法，具有普遍适用性，但是，对于不包含以上所有类目的文件进行编号时应灵活运用。例如：产证文件并不涉及分部工程或某一单体，则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目，其它类目省略。设计文件中不涉及分部工程的，对于此类目的编写也同样省略。其它类文件的编号以此类推。 2、此编号方法为通用方法，但并非完善，并不能实现设计、采购、成控等部门的一些详细文件的完整编号。要求各部门在应用此方法编号的基础上，对各自部门的详细文件自行编号，并形成下一级类目。 四、根据以上文件编号规范，举例说明; 附表1 资料清单及编号表 类别 归档文件资料名称 资料编号 提供单位 保存单位和保管期限 建设单位 施工单位 设计单位 监理单位 城建档案馆 建设单位文件资料(A类文件资料) A1立项文件 发改部门批准的立项文件 A1-1 建设单位 永久 　 　 　 √ 项目建议书 A1-2 建设单位 永久 　 　 　 √ 立项会议纪要 A1-3 组织单位 永久 　 　 　 √ 项目建议书的批复文件 A1-4 主管部门 永久 　 　 　 √ 可行性研究报告及附件 A1-5 咨询单位 永久 　 　 　 √ 项目评估研究资料 A1-6 建设单位 永久 　 　 短期 √ 可行性研究报告的批复文件 A1-7 发改部门 永久 　 　 　 √ 初步设计审批文件 A1-8 发改部门 长期 　 长期 　 √ 专家对项目的有关建议文件 A1-9 建设单位 永久 　 长期 　 √ 年度计划审批文件或年度计划备案材料 A1-10 建设单位 永久 　 　 短期 √ A2建设规划用地文件 建设项目选址意见书 A2-1 建设单位 永久 　 　 　 √ 规划线测图(航测图) A2-2 规划部