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企业内部控制-采购控制制度汇编
企业内部控制——采购
1 采购授权审批制度
制度名称 采购授权审批制度 受控状态 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1条 目的
为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求,特制定本制度。
第2条 进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务
1.采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。
2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
第4条 专家论证适用情形
对于重要和技术性较强的采购业务,采购部应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。
第5条 请购
使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门负责人签字后,及时向采购部门提出采购申请。
第6条 审批
采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
1.采购预算内采购额在×万元以内的,采购经理审批;采购额在××—××万元的,由财务总监审批;采购额在××—××万元以上的,由财务总监审核,总裁审批。
2.采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核,总裁审批。
3.对不符合规定的采购申请,审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
第7条 采购
1.采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
2.采购员进行市场调查,进行比质、比价,拟定供应商名单,经采购经理审核并提出参考意见,交总裁最终确定合格供应商名单。
3.采购部根据合格供应商名单进行采购谈判,采购员拟定采购合同后,交采购经理审阅,报相关负责人审批后签订购货合同。
(1)采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
(2)采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
(3)采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。
(4)采购计划外的所有采购项目合同,须由财务部核对后,交财务总监审核,总裁审批后,签订购货合同。
第8条 验收
质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收,对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门,采购员根据验收情况进行办理。
1.验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况,采购员需提出解决方案,报采购经理审批。
2.采购的商品存在重大质量问题,采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决,解决方案报总裁审批后,采购部负责处理。
第9条 付款
1.财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核,具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确。
2.应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××—××万元的,由总裁审批。
3.预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××—××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。
4.审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。
第10条 账务处理
1.财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
2.将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面,如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。
3.每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
第11条 对账
1.财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
2.取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,企业与供应商的月末余额应保持一致。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期
2 采购申请审批制度
制度名称 采购申请审批制度 受控状态 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1章 总则
第1条 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范,特制定本制度。
第2条 本企业内所有部门的请购,除另有规定外,均依本制度的规定办理。
第3条 责权单位。
1.采购部负责企业所需物资的采购工作。
2.财务部负责采购物资的货款支付工作。
3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4.财务总监、总裁根据权限审批采购项目。
第2章 请购审批规定
第4条 原材料或零配件的请购。
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