浅析企业职档案工作管理.docVIP

企业职工档案管理工作之我见 摘要： 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展 ，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。将档案信息用电子系统进行处理是档案工作者今后工作的重点，档案信息电子化管理是档案工作发展的必然趋势。 关键词： 企业、职工、档案、信息 正文： 档案工作历来是各单位、各部门内部“最隐蔽”的工作。很多人不注意这个工作，也不清楚这个工作的具体内容，而等到需要时，又不知道该、找谁。这就是档案工作的特点。然而，于细微处见功夫，如果一个部门、一个单位没有档案管理工作的话，小则连历次领导的会议都不知道开了些什么，大则会让这个部门、这个单位失去存在的价值。 档案管理是一门科学，它有自己独特的理论；同时它又是一门有极强实际价值的技能。只有通过持续地学习理论知识，并结合社会经济发展背景、现实国家和部门的政策以及单位的具体特点，不断地摸索总结，才能成为一个经验丰富，技术熟练的档案管理人员。 人事档案管理是档案工作中很小的一部分，但它涉及所有单位员工的个人权益，从这个角度来说，人事档案管理又是责任重大的一项工作。如何做好人事档案管理，需要不断地学习、不断地改进、不断的摸索。 一、当前职工档案管理存在的问题 （一）档案管理体制落后 职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案管理的目的不仅仅是职工政治历史情况、工资晋级等，同样应侧重于各项保险、基金、补贴缴纳和发放，签定、解除劳动合同等方面。企业职工档案管理分散、多头管理，有的由政府职能部门管理，有的由企业主管部门管理，有的由企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合[注1]。按照公司法组建的现代企业有统一的模式，却对职工档案管理没有统一的要求和模式，这给企业的基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益。 （二）档案管理工作制度不完善 企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。 （三）档案管理手段技术不规范 1．企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散 企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考 ，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。 2．档案转递不及时，操作程序不规范 例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些现象在民营企业尢为严重。 3．有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料 例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。 4．手工劳动强度大，计算机技术应用范围小 人事档案归档工作，对有的企业来说是一项艰巨的任务，每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。 （四）人事档案信息的不开放 随着社会经济的发展，人事档案向本人有条件开放已经成为趋势。人事档案是人生经历的真实记录，属于员工个人的资料，员工有权知悉了解。企业应建立人力资源信息系统，与公司所属单位形成共享信息资源网络，并应该将数据库信息进行核对，学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档，更正数据库信息，使员工对档案情况有了一定的知情权，这种做法保护了员工的切身利益，也使数据库的信息更加准确。 （五）对人事档案补充、收集、更新缓慢 归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实