综合管理篇一.pptVIP

中铁二局第四工程有限公司 文秘人员培训（一） 综合管理篇 主讲：秦国锋 第一部分：公文处理 主要内容 行文的原则 公文的种类 发文代字 文件标题 主送和抄送 正文 附件 公文用印及日期 主题词 核稿 公文传阅 一、行文的原则 必要性：行文应当确有必要，能不行文决不行文； 完整性：能一次行文决不零星行文。 * 二、公文的种类 文件式公文 信函式公文 普通传真电报 便函 会议纪要 签报 * （一）文件式公文 决定； 通知； 通报； 报告； 请示； 批复； 意见； * （二）信函式公文 函、 通知、 通报、 批复、 意见 * （三）会议纪要 结合检查工作情况，阐述其重要性。项目上的会议有几种是必须进行纪要的，如经理办公会、党政联席会、重要的专题会议 * （四）签报 单位内部部门向领导人书面请示、报告工作。请示、报告、意见三类； * （五）传真 处理紧急公务 * （六）便函 使用函头纸，但不用编发文字号。 适用处理一般事务。 * 特别注意： 能以便函解决问题的，不发正式文件； 能以信函式公文解决问题的，不以文件式公文行文。 注意报告与请示的区别： 报告不能夹带请示事项，可同时主送几个单位，收文单位可答复可不答复； 请示只能主送一个单位，且只能一事一请，收文机关原则上必须答复。 * 三、发文代字 1．各单位发文代字严格按照公司文件执行； 2．发文字号、年份、序号用阿拉伯数字标识；年份用六角符号“〔〕”，序号不列虚位。 四、文件标题 1．文件标题除法规、规章名称外，一般不用标点符号。 2．尽量少用介词。如“关于对”等 3．转发文件原则上直接反映最高一级发文机关的文件。一次转发2个以上的文件，如发文机关不同，尽量用两个文件转发。如发文机关相同，可同时印发，标题用“转发XXX等X个文件”的形式。 4．上行文由正职或主持工作的副职签发，而不是分管领导。 5．不能把公文紧急程度标注在公文标题中。除传真电报标注在报头外，其余均标在首页右上角第二行顶格处。 6．“关于申请XXXX的请示”、“关于呈报XXX的报告”、“关于XXX的请示报告”都是常见错误。 * 四、主送和抄送 1．主送单位名称一般用规范简称，没有规范简称的尽量用全称；上行文尽量用全称。主送单位较多时，用逗号间隔。 2．抄送单位排序按照“先外后内、先上后下”的原则。 3．公司本部的发文顺序：司办、经营部、工程部、物设部、安质部、科技部、成本部、人力部、财会部、监察审计部、法律部（收尾中心）、社会事业部、公安分处、党办、党委工作部、纪委、工会、团委。 4．抄送时，一般用顿号和逗号即可。层级较多时，可用分号。 * 六、正文 1．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。 2．正文格式应统一，尽量不出现文夹图和文夹表的现象，表和图一般作为附件。 3．结构层次序数：一、（一）、1、（1）、①；三层逻辑关系用：一、1、（1）；两层逻辑关系用：一、1；一层逻辑关系在“一”、“1”中任选一个。数字序号后面用“.”，不用“、”。 4、正文字体一律使用三号仿宋黑字，正文原则上不加黑。 5、引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。 七、附件 1．被转发的文件及印发的规章制度、办法等不作为附件。 2．附件应在正文后空一行，并另起一段左空两字标识“附件”，后标全角冒号和附件名字。 3．附件如有序号使用阿拉伯数字排序，附件名称后不加标点符号，第一附件名称另起一行，与首个附件名称对齐排列。 八、日期与用印 1．成文日期使用汉字，不用阿拉伯数字。“二○○九”中的“○”是单位符号，不是字母“O”、汉字大写“零”或阿拉伯数字“0”。 2．当正文之后的空白容不下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。 九、主题词 1．一个文件的主题词为3至5个，先标类别词、再标类属词，最后标文种。 2．主题词不能生造，若找不到合适的，可用相近的代替，并在其后标注“△”。 十、核稿 1．会签。包括部门会签和分管领导会签，会签完后才能送办公室核稿。 2．核稿一定要全面、准确、仔细，并注意沟通协调。（有的项目部不经核稿就发文件，闹了很多笑话，今后一定要加强这方面的工作） 十一、传阅 1．发文要按照正常程序呈领导签批。 2．避免多头送达。不能将请示直接报多个领导，如果意见不一致将很难处理。 3．避免体外循环。各单位需按程序上报公文，不能直接报送领导个人。否则办公室无法督办，公文也无法归档，容易查无实据。 第二部分：低值易耗品管理 严把三关： 审批关 管理关 处置关 一、购置审批 500元以上的实验用仪器、测量仪器、