北京分公司展台制作管理项办法2012-3.docVIP

北京分公司展台制作管理办法修订版 编制：行政管理部 审核：杨宏民 会签：许艳菊 批准：杜向阳 日期：二○一二年三月 北京分公司展台制作管理办法修订版 为提高展台制作的管理和控制水平，明确审批流程，加快结算进度，节省各项成本，特制定本办法。 一、展台审批流程 业务经理根据需求第一时间通知行政管理部安排测量，并在费用预算核算完后尽快签署展台申请表（展台制作周期约5天，相关领导签署完展台费用申请表后才可开始制作）。 业务经理提报展台制作需求—→行政管理部安排广告公司测量—→广告公司出图出报价给行政管理部—→行政管理部核算费用将图和报价反馈给业务经理确认并填写展台申请表—→市场部总监审批展台申请表—→财务部总监签署展台申请表—→分公司总经理签署展台申请表—→行政管理部通知制作—→展台申请表交督察组备案、考核。 广告公司必须得到我司专人通知方可测量场地或者设计图纸，见签字版审批表后方可制作，否则不给予结算费用。 二、展台制作流程 行政管理部接展台测量通知后安排广告公司测量、出图、出报价，广告公司需在测量完后第二天内将图和报价发至行政管理部。行政管理部核算完价格后转发至业务经理，业务经理在两天内签署完展台费用申请表，行政管理部见签字版申请表后通知广告公司制作。由于广告公司自身原因无法按门店要求按时进场的，由广告公司自行与门店协调并承担门店处罚。由于业务经理未预留制作时间（展台制作周期约5天）而导致无法按门店要求时间如期进场的，由业务经理负责协调门店重新确定进场时间，门店处罚金额由业务经理承担。 三、EXCEL系统，展台立项审批流程 图纸及报价确认后，行政管理部以审核金额录入EXCEL系统—→市场部总监—→财务部总监—→分公司总经理进行系统内审批。行政管理部负责人员及时将当周的展台费用立项当周录入EXCEL系统，并负责跟踪展台费用的审批进度。月底前须将当月的展台费用立项全部录入EXCEL系统。 四、展台的验收 展台验收：业务经理确认—→办事处经理确认—→推广策划确认—→市场部总监确认。 验收环节非常重要：展台制作完毕后业务经理必须在第一时间到现场验收，如展台出现质量问题或VI错误，展台场地尺寸与报价不符、与效果图不符，业务经理有权拒绝签字，分公司不予以结算。并及时通知行政管理部要求制作商进行整改，整改费用由制作商承担。业务经理为展台验收第一责任人，市场部总监为总责任人，务必要严格把关。 五、费用的结算 每月3日前，由行政管理部统计系统内立项审批的（含未完成批复流程的展台），向广告公司出具对账单（广告公司在次日进行确认回传反馈），并通知广告公司将已批复展台的结算资料（发票、报价单、验收表、现场照片、合同）在当月5日前送至行政管理部；13日前行政管理部负责将上月已批复展台报告进行整理审核并提交至财务部费用岗进行复核，由其在EXCEL系统中操作入账记录，于每月15号前将展台费结算资料寄到总部。 行政管理部负责人员做好台帐登记工作，避免出现重复立项，并及时跟踪督促展台制作的结算。 展台结算资料寄予总部的次月，财务部费用岗确认总部入账后，通知行政管理部在EXCEL系统操作付款申请，并跟踪至款项结清。 六、连锁统装展台相关要求 连锁统装展台审批流程： 业务经理提报展台申请—→市场部总监签署展台申请表—→财务部总监签署展台申请表—→分公司总经理签署展台申请表—→行政管理部留档—→展台申请表交督察组备案、考核。 业务部长必须确保在接到连锁收费通知后按照大客户部下发的连锁统装展台费用标准进行费用审核，并在2日内完成连锁统装展台申请表的签署工作，将签字版展台申请表交行政管理部，由行政管理部完成EXCEL系统的录入工作。 注：连锁统装展台费用的结算，必须附有发票、展台费审批表、垫付证明、结算单等资料，资料由业务经理负责提供并整理。 七、相关考核 1、每月5日前由督察组统计一年内新进及改造门店的上月销售额数据，结合该门店制作展台时提报的各月预计销售额，对未完成任务80%的考核其业务经理及办事处经理各200元。 2、对未提前报批展台申请单而私自通知广告公司进场制作者一律不予结算。 3、分公司人员对不符合要求的或未按要求制作的展台给予签字验收，分公司将对展台验收第一责任人及总责任人进行通报批评，情节严重者给予100-500元的考核。 4、广告公司必须确保所提供展台结算资料真实准确，每月由分公司督察组对展台制作情况进行随机抽查，如在验收检核过程中发现有虚报尺寸等现象存在，将对差异尺寸成倍扣罚结算费用。如尺寸差异达15%以上，本月该公司所有展台费用按照审批价的50%结算，并停止与该公司的合作。