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Ch03 规划企业战略与市场营销管理 第九章　书面沟通 第一节　书面沟通概述 第二节　书面沟通的基本形式 第三节　书面沟通材料的写作过程 第四节　现代书面沟通 ?学习任务 掌握书面沟通的含义及特点； 掌握书面沟通的使用原则； 重点掌握书面沟通常用的几种形式； 了解书面沟通材料的写作过程； 重点掌握并学会运用现代书面沟通的方法。 第一节 书面沟通概述 一、书面沟通的定义 二、书面沟通的特点 三、书面沟通应该遵循的基本原则 一、书面沟通的定义 书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图式进行的信息传递过程。 二、书面沟通的特点 （一）书面沟通的优点 1）可以正式的或非正式的，可长可短。 2）可以使写作人能够从容地表达自己的意思。 3）词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。 4）书面材料是准确而可信的证据，即所谓的“白纸黑字”。 5）书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。 6）在群体内部经常采用同一规则。 7）书面材料传达信息的准确性高。 （二）书面沟通障碍 1）发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。 2）信息及含义会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的情况而有所变更。 3）发文者选择的格式或时机不当。收文者很可能因为你一开始采用的格式不当，而不太注意你的信息内容。 三、书面沟通应该遵循的基本原则 1．多用清楚，熟悉的词语 2．句子简短 3．多用主动语态，避免被动语态 4．文章要引人入胜 5．用口语风格 6．写之前先了解信息 第二节　书面沟通的基本形式 一、备忘录 二、会议备忘录 三、会议纪要 四、商务信函 五、建议书 六、商业报告 一、备忘录 备忘录是一种录以备忘的公文。备忘录其实也是广义的信函中的一种，主要用于公司内部对公司的职员、部门通报信息，如会议安排、情况报告、问题处理等。它的内容可以分为以下几项：书端、收文人的姓名、头衔、地址、称呼、事因、正文、结束语、署名。 二、会议备忘录 会议的备忘录（描述会议过程的简短记录）是由会议秘书作出的关于讨论内容的书面记录。如果秘书负责作会议备忘录，应该保证它们准确而清晰。 要点 1）会议备忘录应当简短，并应写成笔记形式。 2）及时递交会议备忘录可以促进对讨论的事项采取果断行动。 3）若会议秘书对一个问题不太明了，就应当与主席进行讨论。 4）会议备忘录应能让缺席者完全理解。 三、会议纪要 会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。 会议纪要的特点 1．内容的纪实性 2．表达的要点性 3．称谓的特殊性 四、商务信函 商务信函如同一般信函，一般由开头、正文、结尾、署名、日期等五个部分组成。 商务信函的基本要求是内容简明扼要，主体鲜明，不要夹带无关内容。可概括为7个“C”原则，即完整（completeness），清楚（clearness），具体（concreteness），简明（conciseness），正确（correctness），谦恭（courtesy）和谅解（consideration）。 五、建议书 建议书是个人、单位对某一问题或情况向领导、集体或他人陈述出自己的看法，提出某种积极有益的主张或建议时使用的一种文体，有时也叫意见书。 建议书和倡议书不同。倡议书中虽然有所建议，但它一般是面对群众，带有一定的号召性，具有广泛的群众性；建议书主要是个人向组织或下级向上级提出的积极主张，希望组织或上级采纳。 建议书是群众向领导提出自己主张的重要手段，是沟通党群、干群、上下级关系的重要渠道。 ?　建议书的构成 1）标题。标题可写“建议书”或“建议”，也可以不写。 2）称谓。称谓是建议书的开头，顶格写上接受建议书一方的名称。格式与一般书信相同。 3）正文。建议的原因或建议的出发点，写清这一点便于接受建议的一方联系实际情况，考虑建议的可行性和价值如何；建议的具体事项，根据内容多少决定是否分条列出。内容要具体，以便接受者考虑是否采纳，只要表达出自己的愿望就行。 4）结尾。结语写上表示敬意或称颂语的话。署名和日期写上提建议人或单位名称。日期写在署名下面一行。 六、商业报告 各种各样的商业报告，如调查报告、工作计划、检验报告、进展报告、申请报告、工作总结等是管理人员工作中常见的，也是不可或缺的书面沟通手段。 但由于大多数的商业报告都是一副严肃的面孔，又有一些格式上的要求，因而许多管理人员都认为写这玩意是专家干的，自己则大多唯恐避不及。 其实，报告可以帮助你向上级报告进步的成果、记录事件过程（以备将来参考）、推销你的构想。除此之外，报告还能清楚地记录你的思考过程，显示你的能力。 （一）写商业报告的目的 1）提供信息。如介绍