行政文档管理如程序.docVIP

1 目的 为加强公司的行政档案管理，维护行政档案的连续、完整、安全，更好的为各项工作服务，特制定本制度。 2 适用范围 本程序作为公司《档案管理程序》的补充和细化，适用于公司行政管理类文档，包括： （1）公司各部门在处理日常工作中形成的各种文件资料、知识积累及工作成果； （2）各部门的管理制度、办法、各类请示报告； （3）集团或政府有关部门下发的规定、决定、条例、通知等文件资料； （4）与外单位的协议、合同； （5）离职人员移交文件资料等。 电子版须刻盘保存。 3 职责 3.1人事行政部档案管理员负责行政档案归档及保管工作。 3.2各部门设档案管理员，负责本部门行政的日常管理和归档工作。 3.2.1档案管理员负责本部门文档的形成，收集及立卷归档。 3.2.2档案管理员对到期档案资料提出相应整改意见（文书的续存或销毁、合同的续签或销毁等），并报人事行政部，履行审批手续，进行整改。 4 程序 4.1行政文档的形成与归档 4.1.1公司各部门在各项管理和工作中形成的文件资料，在第二年四月底前由本部门的兼职档案管理员收集、整理，各部门负责人审核后，交公司人事行政部归档。归档文件必须为原件。 4.1.2各部门档案管理员负责编制本单位《卷内文件目录》、《卷内图纸目录》等档案检索工具。 4.1.3人事行政部进行分卷归档，按照时间—— 部门分类设置二级及二级以下科目。 4.2行政档案的借阅 4.2.1人事行政部档案管理员负责建立档案借阅制度，档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定的时间内归还。 a)本单位所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。 b)本单位人员查阅档案时，须填写《文件借阅审批登记表》，经所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还。 c)借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。 d)档案如有丢失，损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 e)调离本单位的工作人员，须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 4.2.2行政档案的保管期限划分为永久、长期（5-10年）、短期（5年以下）。 4.2.3 行政档案的密级分为绝密、机密、秘密、内部四种。 4.2.4档案管理员定期对合同、证、照等档案资料的有效期进行核验，督促相关责任人对到期档案进行续签、复审等。 4.3档案的销毁 4.3.4对到期档案，档案管理员应列出须销毁档案的清单并填写《文件销毁审批表》，履行审批手续后方可销毁。销毁清单及审批表由人事行政部档案管理员妥善保存。 4.4.2销毁档案时要严格执行保密规定，若销毁档案过程中出现泄密或对本单位造成损失，将根据公司有关规定进行处理。 附件： a)《档案分类及保管期限表》 b)《卷内文件目录》 c)《卷内图纸目录》 d)《行政档案检索编码说明》 5 相关文件 a)《文件借阅审批登记表》 QWR4.2.3-1-4-1 b)《文件销毁申请表》 QWR4.2.3-1-4-2“六心”服务评定标准 “六心”服务的评定是与公司考核结果、员工的服务态度和服务质量、工作能力和工作态度挂钩的，在严格考核的基础上进行评定的，对此，公司对各个门店的员工将实行动态管理的办法。现根据公司的规章管理制度，制定店铺员工“六心”服务评定考核办法，以促进管理的制度化、科学化、规范化、精确化。 1、什么是“六心”服务？ 所谓的“六心”是指信心，热心、用心、耐心、诚心和细心，而“六心”服务则是指用“六心”的标准来为每一位顾客提供最优质的服务。 2、“六心”服务评定的目的 （1）促使管理者公正、公平、客观地评价员工的工作表现，并对员工进行指导、培养和激励，引导员工纠正自己的工作态度和提高自己的服务质量。 （2）规范员工的服务态度，提高顾客的满意度，使得产品的服务质量深入人心。 （3）为员工的岗位动态管理、薪酬激励、职业发展提供客观依据。 3、“六心”服务评定的原则 坚持客观、真实、公平、公正的原则 4、“六心”服务评定的内容 “六心”服务评定将采取逐级考核制，一般店员由所在店铺的店长考评，各个店长由店务执行经理考评，最终由市场营销部总监对员工的“六心”服务评定结果做出认定并交由总经理签字确认。 （1）信心：不仅要对自己有信心，而且要对我们公司、我们的产品有信心，首先要告诉自己，我是能做好这件事的。要使自己的个性充分发挥，强调自己与众不同，并把这种原则运用到产品上，我们公司的产品是最好的，它有其它公司无法比美的优点。它能给顾客带来一种享受，有了这种信心才能在自己的言谈举止中得以流露，在不经意间吸引顾客、感染顾客。 （2）热心：当遇到顾客对所购买产品不太了解时，我们应主动的去帮助她，用热情去感动她，我们所得到的不仅仅是出售产品，而是一种使她无法忘怀的品牌形象。 （3）用心：就是用心察言观色，主动的去和顾客沟通，顾客的言行、