电子文件.保管和利用调查表doc.docVIP

　 摘要：本文通过，随着医疗技术的不断发展，医院的电子文件不断增加，越来越多的医疗信息将以电子文件的形式产生并存储，结合特点。 　　关键词：（一）调查目的： 认识和了解医院电子文件的管理、利用特点，确定其归档范围，并注意根据其特点进行收集、整理是1 医院电子文件保管利用的特点 1.1 保管上的特点 （1）电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子信息技术的发展日新月异，电子文件在保管条件上必须通过不断地更新设备来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上与传统纸质文件不同的特殊要求。因此，医院在同类型电子设备更新时，应注意到新老设备的兼容性，或及时更新原有信息的适应性。使大量的业务信息不致因设备的更替而造成损失。 （2）信息容量大、所占空间极小。随着多媒体电脑中扫描仪的使用和外置硬盘、光盘海量存储的出现，使文件原文（包括文字和图像）完整文本的输入成为可能。这不仅大大减少了纸质文件占用的大量存储空间，而且还能完全避免对以纸质为载体的图书或档案（病案等）原件长期或永久保管的文件造成自然的或人为的损害，从而延长文件的寿命。经缩微技术制成的病历胶片，再经扫描进入计算机，使上百万甚至更多的病历档案由计算机处理并保存、使用已不再是天方夜谭。 （3）管理人员必须是掌握计算机应用技术和档案管理专业知识的复合人才。和以往的传统文件管理相比，电子文件的管理有其不可逾越的设备、技术要求。这就使得管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识，还要精通计算机应用技术。否则，所保管的电子文件就会因人们的无知与无能而无法破译，成为永远的谜底。 1.2 使用上的特点 （1）信息资源的共享性。电子文件在被制成光盘或通过网络传输之后，很容易为众多需求者提供近距离或远程信息资源共享，比如:远程会诊就是将患者的电子病历、X线片、CT片、核磁共振片通过计算机网络传给异地的医学专家，使专家们能在异地掌握该患者的基本病情，从而制定出相应的治疗方案，真正实现异地信息资源共享。 （2）电子文件的同步重复使用性。在计算机网络的支持下，一份电子文件，可同时供若干个需求者同步使用，也可以重复使用。如:一份病历在医院的局域网上可以由一个或多个医师同步查阅。局域网和因特网的建设，迅速改 变着传统的信息存储和传播方式，与纸质文件相比，信息的使用率大大提高。 2 医院电子文件的归档范围 2.1 电子文件归档 电子文件归档是指“由文件的形成部门向档案部门移交应归档的文件，并履行交接手续，形成具有法律效力的文件的过程”。 2.2 电子文件归档范围的确认 医院是一个充满着高知识、高技术氛围的特殊场所，其高科技电子设备形成的电子文件内容复、门类繁多。因此，必须确认本单位电子文件的归档范围，才能有效地保证电子文件的完整和安全。医院电子文件的归档范围，应以本单位对电子文件信息的现实需要为根本，以纸质文件的收集范围为依据。主要包括:①本单位将纸质文件通过扫描仪或数码相机等仪器转化而成的电子文件;②与本单位各项业务工作相关的电子文件，如:医学影像、电子病历、以数据信息记录形式形成的设计文件、数据库文件、视频文件、音频文件、命令文件等电子文件;③与本单位相关的需要贯彻执行的电子文件;④对本单位有参考价值的电子文件等。 3 医院电子文件的收集和整理 3.1 电子文件的收集 ①建立一套完善的电子文件收集网络。电子文件同纸质文件在形成上都有一个共同的特点，就是分散性。每个部门、每个科室、每个工作人员都可能是电子文件的形成者。这种形成的分散性使得电子文件的收集不可能由单独的科室或个人独立完成。因此，必须建立一个包括分管领导、专兼职档案员、网络管理员在内的收集工作网络，从组织上确保收集工作落到实处。②专兼职档案员与网络工作人员共同完成电子文件的收集工作。在收集工作中，网络管理人员将每日或每周形成的电子文件提示给专兼职档案员，档案管理人员再根据来源原则确认电子文件的归档范围，确定应收集的电子文件，经确认的电子文件通过档案管理人员的提前介入，进入归档程序。 3.2 电子文件的整理 电子文件的整理，就是按照一定的原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的工作。电子文件整理的原则是确保电子文件的真实性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分类、编目、排序三个方面:①分类:要根据本单位的实际，联系纸质文件的分类方案，结合电子文件自身的特点，制定一套科学、完善的分类方案并尽量保持与纸质文件分类一致。一些比较大的单位可采用:年度—问题（机构）—保管期限—文件类别分类法;单位小、文件类别单一的，可采用:年度—保管期限分类法。②排序:按照本单位的分类方案，对电子文件进行分类后，进行编号，并按编号顺