QP01文件管理程序 o.docVIP

文件管理程序 文件编号 版 本 生效日期 页 次 GC-QP-01 A 2010/05/01 第1页 共10页 制定单位 制 定 审 查 批 准 办公室 修 订 记 录 NO 章节号 修 订 摘 要 修订人 1.目的 为确保本公司的质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件，以及防止不适当的文件被误用。 2.适用范围 凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。 3.权责 3.1本程序由办公室制定，管理者代表审查，总经理批准，相关人员配合执行。 3.2文件的制定：除有规定外，由部门单位(各部门之最高负责人)制定。 3.3文件的审查：质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审查。 3.4文件的批准： 3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。 3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。 4.定义 4.1 质量手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、 原则性之摘要说明。 4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序。 4.3作业指导书：为执行质量要求， 在技术上、制造上所规定之具体方法、手段与判定要领，如生产作业指导书、操作流程等。 5.文件的作业内容 5.1文件的分类与编号： 5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级：即一级为质量手册；二级为程序文件；三级为作业指导书类等；四级为记录、外来文件等。 5.1.2文件编号： 5.1.2.1质量手册的编号为GC-QM-01，其各代号是指：“GC”指的是公司名称，“QM”为手册文件；“-01”代表文件序号。 5.1.2.2程序文件的编号为GC-QP-□□，其各代号是指：“GC”指的是公司名称， “QP”代表二级程序文件；其“-□□”代表文件序号。 5.1.2.3三级文件的编号为GC-WI-XX-□□□，其各代号是指：“GC”指的是公司名称，“WI”代表三级质量文件；其XX指各部门代号；其“-□□□”代表文件序号。 5.1.2.4 外来文件的编号为WL□□□□□□-□□□□-□□，其各代号是指：“WL”代表外来文件，其前八个□代表外来文件接收的年月日，其后的四个□代表文件序号，最后的两个□代表外来文件版本，该文件需登录于“文件总览表”并注明“外来文件”字样（备注：该种序号可根据需要升为更多位）。 5.1.2.5各种表单的编号原则：R-XX-□□□加版次（A、B、C等变化）。 5.2.1文件的制定、审查、批准及分发层次： 文件名称 制 定 审 查 批 准 分发单位 质量手册 办公室 管理者代表 总经理 各部门负责人 程序文件 各负责人 管理者代表 总经理 各相关负责人 三级文件 相关负责人 部门负责人 管理者代表 各相关场所 备 注 程序文件以下文件的制定，可由各部门指定的人员。 5.2.2部门编码表 部门 总经理 管理者代表 品管部 办公室 生产部 研发部 物料部 销售部 财务部 代码 ZJL GD PG BG SC YF WL XS CW 5.3文件的制定格式： 5.3.1一、二级文件的制定格式（见如下）： 目的：说明制定该文件之用意。 适用范围：说明该文件适用工作范围。 权责：说明该文件的制定与执行相关单位。 定义：说明该文件之专有名词在文件中之特有意义。 作业内容：说明该文件之责任参与作业之人员，以及工作范围步骤，其中内容详细说明，有流程图则依流程图说明。 附件：说明该文件所派生的表单格式或流程图等。 参考文件：指明制定该文件所参考之相关文件。 5.3.2一、二级文件的封面格式、内页格式见附件。 5.3.3三级文件的内容格式及封面内页格式不做具体规定。 5.4文件的制定： 5.4.1各部门依质量体系作业需要制定草案，经相关权责人审查，相关权责人批准，由文控人员作打印和发行。 5.4.2文件制定的格式依5.3进行作业。 5.5 文件的修订，各部门依质量管理体系作业需要，由原制定单位人员填写“文件变更申请表”说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准,将“文件变更申请表”交至文控人员，5.7.2.2 大变更：文件内容的修改改变了原内容主题或小变更在一页有五章节以上或小变更涉及有两页以上时，需作直接大变更处理；5.