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工程项目电子文件的归档管理问题及对策分析 　　摘 要 　　随着科技的进步，在工程项目实施中，相关信息数据的收集统计向着电子化的方向发展，电子信息技术逐渐应用档案管理工作中。随着工程项目产生的文件数量的增多，如果不能有效的实施电子档案归档管理，就会对档案的质量以及管理的效率造成很大的影响。由于各方面因素的影响，我国工程项目电子文件归档管理中还存在一定的问题，必须采取有效的措施加以优化。本文就分析工程项目电子文件归档管理中存在的问题，并提出有效的解决对策。 　　【关键词】工程项目 电子文件 归档管理 问题与对策 　　工程项目的电子文件，就是指在工程项目实施过程中，用计算机盘片、磁盘等磁性材料为载体记录的文字材料。由于电子文件的形成与归档问题一直是工程项目档案管理工作的重点。在进行电子文件归档工作时，首先需要从信息管理的大局出发，不断的完善归档管理的制度与程序，保证电子档案的安全性，提高档案管理工作的效率。 　　1 工程项目电子文件归档管理存在的问题 　　电子文件的出现，一定程度上减少了纸质文件管理的工作量，提升了文件的安全性能。但是在一些工程项目实施过程中，自动化系统在设计时，档案管理人员没有参与其中，使得电子文件归档管理中存在一些问题。这些问题主要包括：电子文件管理不够严谨，可能被篡改；由于计算机存储空间问题，一些老的电子文件被覆盖；由于缺乏标准的管理，导致电子文件丢失等，这些问题的存在，为工程项目施工造成很大的影响。具体来说，电子文件归档管理中存在的问题体现在以下几个方面： 　　1.1 电子文件内容交叉重复存档 　　在工程项目电子文件归档问题上，一些单位为了为自己的工作提供方便，也为了便于上级部门的检查和验收。除了项目部统一归档外，各个部门也会进行相应的归档，很容易出现交叉重复归档问题。这种问题的存在，为后来文件的检索以及使用增加了难度，并且有可能造成一些细节上的错误，这种问题在实际的工作中普遍存在，应该受到足够的重视。 　　1.2 电子文件归档管理人员变动引起管理问题 　　一些工程项目电子文件档案管理工作，主要是靠工作人员的经验以及技术完成，并没有统一的标准。如果电子文件归档管理人员发生变动，就可能引起管理上的问题。对于工程项目的电子档案有原来的管理者制作并完成归档，对这些东西比较熟悉。如果人员变动，有不熟悉的新手接替，很可能造成档案管理混乱，甚至会造成文件丢失等情况。 　　1.3 电子文件的安全问题 　　我国网络技术飞速发展，给电子档案提供有力的帮助外，同时也到来了一定的安全问题。一些高端的科技技术，为电子文件的制造、存储等提供技术支持，为方便这些信息的共享等。但是，这些科技也对电子文件的安全性造成影响，在网络传输的过程中，这些文件有可能面临删减、改动以及泄露等问题。 　　另外，由于传统的档案管理理念已经根深蒂固，对工程项目电子文件的归档管理还不适应，对计算机上那些摸不着的文件管理中比较松散，在技术上也存在欠缺。 　　2 优化电子文件归档管理的有效策略 　　针对上诉问题，需要采取有效的对策进行优化，创新电子文件的归档方式，加强电子文件归档管理，为工程项目的顺利实施提供有力的支持。 　　2.1 建立统一的电子文件管理标准 　　工程项目电子文件的归档管理工作，需要建立统一的电子文件管理标准，需要做好以下几个方面的工作：（1）实行档案管理与文件管理的协调统一，实行统一的规划，促进两者间同步协调发展；（2）明确档案管理人员的职责，从电子文件形成到归档、使用的过程中，要有相应的管理部门加以管理与监督；（3）制定统一的电子文件归档标准；（4）对电子文件的接受，需要鉴定文件信息的真实性以及原始性，保证文件的安全。 　　2.2 控制电子文件的可转换性，确保文件的安全 　　电子文件能够在不同的载体上存在，也可以实现相互间的转换，电子文件中的文字、印章、签名等，利用计算机复制功能就能实施转化，这样就对文件的真实性以及原始性造成严重的冲击。这就需要利用先进的计算机技术，对电子文件加以保护，严格的控制文件的可转换性，如将文件设置为只读模式。另外，为了防止在文件传输过程中发生丢失，需要做好文件备份工作，为了保证计算机的存储空间，可以利用云盘等进行备份。 　　2.3 在电子档案使用过程中加强管理与控制 　　在电子文件归档后使用过程中，要加强对其的管理与控制。具体包括以下几个方面：（1）对使用者的使用权限进行严格的审核；（2）做好文件的拷贝管理以及回收管理。根据使用者的具体需求，在确认使用权限后，进行相关信息的拷贝与制作，避免全信息拷贝，并利用相应的技术，防止拷贝资料的再复制。（3）要对电子文件设置相应的密级层次，并对使用档案进行全过程的跟踪监控，最大程度的保证电子档案的安全。 　　电子文件归档问题是