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采购管理制度 一、总则 1、为了明确采购部在各项采购支出中应该履行的环节，保证采购的顺畅，控制采购成本，特制订本采购管理制度。 2、本制度适用于集团各职能部门（所属子分公司）及相关责任人。 二、集团采购流程（见附件1） 三、需求部门管理办法 （一）计划审核流程 1、需求部门提报任何采购计划须经相关部门或同等职能部门核对库存签字确认后，转至集团秘书办公室。由办公室递交集团相关领导审批后进入采购流程； 2、需求部门如采购物品为新增时，须在采购计划中填写新增说明； 3、需求部门如采购物品为更换所用，须在采购计划中填写更换说明。 （二）计划提报时限 1、年度采购计划需求部门在12月25日前提报至秘书办公室； 2、月度采购计划需求部门每月25日提报下月计划至秘书办公室； 3、周采购计划需求部门每周5提报下周计划至秘书办公室 4、分公司日采购计划直接电话通知采购部，补办采购手续； 5、发性采购计划采取一事一议的方式。 （三）验收入库流程 1、需求部门在验收采购物品时，还需指定一人与库管员共同验收、签字； 2、《产品验收单》须一式两份采购部及集团财务部各留存一份。 （四）相关处罚办法 1、需求部门提单人须按要求填写《年度、月度采购计划单》及《临时采购单》，特别是所需物品规格、型号、单位、数量等信息，如出现误差造成损失由提单人全额承担相应损失。 2、库管员对采购物品库存是否合理要进行核实，如出现重复申报造成非合理性库存积压时，由库管员承担购入物品全额的60%，由部门负责人承担余下40%。 五、采购部管理办法 （一）基本采购流程 1、经董事长审批后的采购项目，采购部可直接进行采购。（常用低值易耗品可使用固定供应商并签订采购合同——送货上门、定期结款等）； 2、经董事长审批后的常规类（2000以上）采购项目，采购部须填写《报价确认单》经董事长审批后可进行采购（如图）。所有采购合同类由采购部独立完成， 图1： （二）特殊产品采购 1、采购部与需求部门技术人员共同完成报价及订价流程并与需求部门负责人共同在《采购报价确认单》上签字确认后经董事长签字确认后方可进行订购。 2、采购部提供实物样品或图片信息，经需求部门技术人员、负责人在《采购报价确认单》上签字确认后经财务总监签字确认后方可进行订购。 （三）相关处罚办法 1、采购部所购入的物品经需求部门技术、或其他证据表明在规格、型号、单位、数量等出现误差、采购物品不能使用、严重影响生产进度或间接造成集团重大损失等情况时，由直接采购人承担购入物品全额的60%，由采购部负责人承担余下40%。性质特别恶劣时集团将追究其法律责任。 2、超过采购物品所需时限，须第一时间向需求部门反馈信息，并经书面说明后由需求部门负责人在此说明签字认可。如未及时反馈，而由此直接造成集团损失2000元以下的，给予采购员100元处罚，给予采购部负责人给予50元的处罚。直接造成集团损失2000元以上的根据实际情况分别给予采购员及采购部负责人相应处罚。 （四）关于采购退换货的处理 1、采购部根据检验结果，与供应商交涉退回、赔偿事宜，供应商核对信息后，取回不合格产品、重新发货并进行赔偿；或供应商取回不合格产品并进行赔偿，采购部按照询价流程重新进行供应商的选择。需求部门负责人须全程协助采购部进行物品退换货的处理流程。 （五）相关表单 附件1：采购流程图 《月、周度采购计划单》、《临时采购单》 月度采购计划单 周度采购计划单 编号： 12-- 申请部门： 申请日期： 年 月 日 编号： 物品名称 规格型号 单位 数量 时限 备注 1 2 3 4 5 董事长 总经理 主管 副总 部门 经理 经办人 库管 备注：适用于集团所有物品采购，集团所属部门及各单位可根据采购内容适当调整表格大小，在报销费用时，需付《物品采购单》，否则不予报销。《物品采购单》一式三联。 临时采购单 序号 需求部门： 日期： 年 月 日 物品名称 规格 数量 时限 特殊产品的要求 备注 1 2 需求 说明 □ 新增物品 □ 更换物品 □ 是否维修 □ 人为损坏 □ 正常损耗 会签 董事长 总经理 主管副总 部门经理 经手人，库管 备注：适用于集团所有物品采购，集团所属部门及各单位可根据采购