EXCEL使用基础..docVIP

EXCEL使用基础 第一节 EXCEL 2007中文版概述 EXCEL是一个功能强大的电子表格程序，具有数据处理功能、图表图形功能、因特网开发功能以及丰富的函数和宏命令。人们用它可以方便的记录和分析数据、编辑数学公式、绘制图表和编辑文本等。本章主要介绍EXCEL 2007中文版（以下简称为EXCEL）基础知识。通过本章学习，读者可以快速掌握EXCEL的一些基本操作，为后续应用打下基础。 一、EXCEL启动及主要组件 在使用EXCEL电子表格之前，首先要启动EXCEL程序，使EXCEL处于工作状态。启动EXCEL的操作步骤如下： 单击Windows 桌面左下角的【开始】按钮。 将鼠标光标指向【程序】选项后，再将鼠标光标指向【Microsoft Office】选项。 （3） 单击【Microsoft Office】中的【Microsoft Office Excel 2007】选项，即可启动EXCEL 2007中文版。 EXCEL启动成功后，屏幕出现如图3-1所示的EXCEL 2007主界面。使用过EXCEL2007以前版本的读者请注意，EXCEL 2007相对以前的版本在界面上做了较大的改动，主要是将原来的下拉式菜单改成了工具包，将菜单命令“按钮”化、“图形”化，使操作更为直观方便。例如【开始】工具包里包含了常用工具按钮，【插入】工具包里包含了插入工具按钮，等等。用惯了老版本的用户可能会感到有些不习惯，好在EXCEL 2007兼容以前的版本。为兼顾EXCEL老用户在低版本下也能正常操作，本书在介绍操作时尽可能地使用兼容方式。 图3-1 EXCEL 2007 主界面 下面仅介绍EXCEL中几个常用的基本组件： 名称框。用于显示当前选中单元格的地址和范围。 公式对话框。使用该对话框，可以键入公式或函数以及对单元格中的内容进行编辑。 工作表标签。用于标识一个工作簿中的各张工作表，其默认状态下的命名为“Sheet1，Sheet2，Sheet3，…”。用户可以简单地给他们取一些有意义的名字，这时只需要在标签上双击鼠标左键，删除“Sheet1，Sheet2，Sheet3，…”，即可重命名。 工作表格区。它是屏幕中最大的那一块，是记录数据的区域，输入的信息都将存放在这一张表中。该表由方格组成，纵向为列，由列号区的字母分别加以命名（A，B，C，…），横向为行，由行号区的数字加以命名（1，2，3，…）。 当单击列号区的字母按钮时，该列就被选中；当单击行号区的数字按钮时，该行就被选中；当单击列号区和行号区交界处的空白按钮时，整张表格就被选中。 二、EXCEL的信息表示结构 由EXCEL主界面图可以看出，EXCEL工作表由一个个小方格（单元）组成，它们是组成表格的基本单元。EXCEL数据的组织结构分为四个层次，由低向高分别为单元格、区域、工作表和工作簿。 （一）单元格 单元格是EXCEL中的最小数据单位，在单元格里可以输入字符串、数值和日期等数据。单元格的大小无关紧要，在EXCEL中它被作为一个最小的整体进行操作。实际上，单元格的大小可以任意改变。当把鼠标光标移到行号区（或列号区）两相邻行号（列号）处附近时，鼠标光标会变为双箭头，这时拖动这个双箭头，单元格的大小就会发生变化。 （二）区域 区域（或称为范围）是一组被选中的单元格，这些被选中的单元格可以彼此相邻，也可以彼此分离，这就是说，区域可以是连续的，也可以是离散的。区域的大小也不固定，可以是一个单元格，也可以是整张表格。当区域被选中后，区域内的所有单元格都将变为黑色。对一个区域的操作将影响区域中的每一个单元格，从而使被选中的单元格可以执行相同的操作。例如可以对它们一起进行对齐排版或改变字体等操作。在工作表区内单击鼠标左键即可取消区域选择。 （三）工作表 启动EXCEL后在主屏幕画面上看到的由行和列构成的二维表即为工作表，它由许多单元格和区域构成，分门别类地存放各种有用的信息——字符串、数字、公式和图表等。 （四）工作簿 工作簿是EXCEL环境下用来存储并处理工作数据的文件。一个工作簿可以包含最多达255张不同类型的工作表。当EXCEL启动时，计算机自动打开工作簿和工作表。在工作表格区中只能看到一张表的数据信息，如果要查看和使用其它工作表，须使用工作表标签进行切换。 三、工作簿文件操作 由于工作簿以文件的方式存放，因而对工作簿的操作与管理实际上就是对文件的操作与管理，主要包括工作簿文件的建立、打开、保存及关闭等操作。这些操作与其它Windows应用程序（如Word，Power Point等）中的文件操作基本相同，在此就不赘述。 四、工作簿中的工作表使用 （一）选择工作表 一个工作簿通常包含多个工作表，由于它们不可能同时显示在当前屏幕上，所以使用时经常需要进行工作表之间的切换，以完成不同的工作。在