《ERP项目实施过程物资分类编码体系的建立.docVIP

ERP项目实施过程物资分类编码体系的建立 1、概述 丛所周知，ERP（企业资源规划）是在MRPII（制造资源计划）的基础上发展起来的，成功实施ERP的因素是三分技术、七分管理、十二分数据。ERP技术开发固然有一定难度，但进入实施后，基本操作是对信息的采集、加工和提议，因此，基础信息的维护和动态信息的及时采集是应用的基础，产品数据维护是约束生产复杂产品企业实施ERP的瓶颈。因此，基础数据准备是保证系统正常运行的关键。 在ERP项目实施初期即基础数据准备阶段，必然要涉及到数据的分类和编码，物资编码是企业信息编码体系中最复杂的，它是数据库建立的基础。在ERP系统中，物资编码是物资的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。许多ERP应用厂家，在ERP项目实施初期，对数据准备及物资编码不重视，对编码意义不明确，许多企业设备到位了，软件安装了，编码也有了，系统投入运行后，则发现数据及编码缺乏科学性，为软件的应用带来诸多问题而导致返工，有时还难以解决，损失和麻烦都很大，最终很难谈应用效果。在工业社会中，信息分类和编码是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。美国新兴管理学的开创者莫里斯库克说：“只有当我们学会了分类和编码，做好简化和标准化工作，才会出现任何真正的科学的管理。” 2、ERP物资编码现状 在ERP系统中，当前制造类企业中物资编码有以下几种方式： 采用流水码，物资分类信息均通过分类字段体现。 优点：可减少编码的位数，提高软件系统运行效率，同时，对数据基本无要求，缩短数据准备时间，编码可随时进行，加快ERP实施进程。 缺点：编码中不含分类信息，对编码应用部门无任何提示。 采用分类编码，类别可多可少，每类物资可采用流水码。 优点：编码中含有分类信息，编码应用部门方便查询、汇总数据处理。 缺点：编码的位数比流水码增加，软件系统运行效率一般，对数据有分类要求，需提前准备数据，分类的合理性对ERP的运行有影响。 采用分类特征码，编码中体现每种物资的属性，可直接体现物资的类型、技术指标等特性。 优点：编码中含有分类信息及物资属性，编码应用部门易于记忆、查询、汇总及数据处理，应用时可增加数据的准确性。 缺点：不同物资编码的位数会因物资属性内容的不同而不同，编码位数较长，软件系统运行效率低，对数据有严格的要求，提前准备数据的时间要求长，需要改物资属性时，编码不能更改，编码的合理性对ERP的运行有直接影响。 大多数ERP供应商顾问建议企业采用流水码，系统不仅易于处理，还能缩短数据准备时间，对于有过编码的企业来说，均希望在编码中体现一定的分类信息，便于数据分析及统计查询。有些ERP供应商顾问曾经这样说：“我们可以帮助你们建立物资分类编码体系，一天时间即可。”对于这样的说法，不能轻意相信，因为顾问只能给你提供一个编码体系的框架及编码位数的建议，根本不会对物资数据的真实分类提供帮助，分类编码的复杂程度远远超过ERP软件供应商的想象。 3、数据准备过程 我们凭着对ERP物资数据管理的经验以及编码体系重要性的认识，在ERP项目还处于调研阶段，就将建立物资分类编码体系提上了正式议程，开始统筹规划物资分类编码体系。公司生产的产品涉及到消防电子、楼宇自控、智能小区、可视对讲、电力仪表等不同行业的多类产品，对于电子制造类的企业来说，公司产品种类及生产规模是可观的，产品品种多达两千种，应用的物资种类从电气、电子到机械，从化工制品到冶金制品等3万多种物资，在较短的时间内如何制定出科学合理的物资分类编码体系，这确实是一项非常艰巨的标准化项目。在ERP软件功能培训阶段我们已全面开展数据整理及分类编码工作，比ERP实施顾问的数据准备计划提前了一个月，在时间上充分保证物资分类编码体系的顺利建立。 物资状态的确认 公司应用自主开发的生产过程制造MIS及营销MIS管理软件，三年期间，共产生了3万多条物资编码，数据基本处于一种失控状态，无人监管，无明确职责划分，未进行任何有效的数据管理工作，基本上是一种自由化的状态，从而导致物料编码无任何控制地急剧膨胀，产生大量的垃圾数据，为物资采购、产品生产、库存管理、财务成本核算带来了诸多问题。 在规划公司的物资分类编码体系时，首先确认进入ERP的物资范围，然后对物资状态进行确认。物资状态共有以下几种： 试制状态：试制的产品、半成品及其专用的物资； b、 正式状态：正式生产的产品、半成品及其专用的物资； c、 中间状态：因产品的设计变更用尽库存后不再应用的产品、半成品及其专用的物资； 闲置状态：有库存且生产过程不能再应用的物资； e、 作废状态：无库存且生产过程不再应用的物资； 我们组织各公司的有关设计研发、生产制造、物流管理等部门依据上述规则对物资状态进行确认，历时三个多月，清理出近40%的物资编码为作废状态，此部分数据不需进入