《EXCEL系统介绍及其应用.docVIP

试论EXCEL系统及其在工作中应用 安阳市土地局 马志杰 一、 EXCEL系统概述 EXCEL系统是一个WIND0WS应用程序，在WIND0WS上运行，并具有WIND0WS应用程序的一般特征，例如在EXCEL系统下制成的图表，可改变成任何尺寸复制到WIND0WS文本中去。 早在1985年，MICR0S0FT EXCEL一经问世，就被公认为是世界上功能最强大，技术最先进，使用最方便的电子表格软件。目前在教学，科研，设计，统计等部门都在运用这一系统从事日常的数据处理，绘制图表的工作；同时也有许多部门应用这一系统从事专门问题的研究，只要有明确的数学表达式，均能用该系统来实现所有的计算过程。 EXCEL主要有三大功能： (1)电子表格，(2)图表，(3)数据库。 二、系统简介 EXCEL的屏幕有大小两个窗口，其中大窗口是MICR0S0FT EXCEL应用程序窗口，包括文件(F)、编辑(E)、视窗(V)、插入(I)、格式(O)、工具(T)、数据(D)、窗口(W)、帮助(H)等次一级窗口;同时还包括一般工具栏，如文件管理，打印及预览，剪切及复制，函数指南，图表指南，图形及文字，操作指南等。 小窗口叫做工作簿窗口，标题为BOOK(文件名)。所谓工作簿，是指EXCEL用来保存和处理工作数据的文件。一本工作簿，拥有16张工作表，即SHEET1到SHEET16(英文)法文为FEUILLE，意大利文为FOGLI0(视原始版本而定)。每一个工作表包括16384*256个单元格。行地址是由上向下自1到16384编号；列地址是用字母标识的，从左到右，前26列单元格的列地址是A、B、C....Z，之后为AA、AB、AC...AZ，BA、BB、BC...BZ，直到IA、IB、IC...IV，也就是说，一个文件可以存放67，108，864个数据，或公式、字符，甚至是图形，声音等。每个单元格都有固定的地址，例如SHEET1中B5表示第一张工作表中第B列第5行的那个单元格，可以在任何单元格中调用该单元格的内容(如数据、公式等);每个单元格最多可以接受255个字符，由于宽度限制，一般采用溢出和截断两种处理方法。 EXCEL可以建立两种类型的图表:内嵌图表和独立图表。如果用图表来补充说明工作表中的数据，则可以在工作表上建立内嵌图表，如果要在工作薄的单独表上显示图表，则可以建立独立图表。图表的类型包括九种二维图表和六种三维图表，同时每种图表均有十种形式，可以用于不同的目的，如柱状图、分布图、散点图等。不管是那种类型的图表，原始数据变化后，图表将自动变化。 总之，EXCEL系统的功能十分齐全，要根据不同目的去开发。 三、一般数据处理 数据处理是根据单元格的具体坐标来进行的，例如，要计算单元格A2、B4、C10、D11之和，只要在结果存放的单元格中打入“＝A2＋M＋C10＋D11”即可。在一般统计中，如要求一列数据A1到A500之平均值，只要在结果存放的单元格中打入“AVERAGE（A1：A500)”即可。其他参数如方差、中值、均方差、最大值、最小值、总数等应有尽有，只要执行相应的命令即可。 进一步的概率统计分析，如频率、回归分析、各种分布以及各种检验，均执行一个简单的命令即可得到相当理想的结果。 EXCEL函数包括:常用函数、财务、日期与时间、数学及三角函数、统计、查找及引用、数据库、文本、逻辑、信息等。 四、应用实例 　 对报表的数据进行汇总是企事业单位必不可少的工作，有一套通用的报表数据管理软件来做这一工作当然最好不过。其实，在 Excel 97 中完全可以进行这项工作，操作简单到只要点点鼠标按按键盘即可。下面结合笔者在工作制作的一个工资表实例介绍利用Excel 97 的制作汇总报表数据的方法，同时介绍一些在 Excel 97 中复制表格、建立公式和复制公式的操作技巧。 　　报表汇总中最常见的形式是汇总相同格式的报表。其特点是被汇总报表和汇总报表都是用同一种报表填写，表中数据具有相同的排列顺序和位置。就是说，源工作表和目标工作表都是由同一模板生成，源区域和目标区域完全相同。 　　以汇总某单位全年工资情况明细表为例，步骤如下： ⒈ 在新的工作簿中建立工作表“工资情况明细表”，依照需要设置好各单元格的格式，如字体、字号、数字和金额的小数位、对齐方式等等； 　　⒉ 建立表内运算公式： 　　⑴ 选定单元格“应发工资”单元格Ｅ２； 　　⑵ 双击（鼠标左键，下同）编辑栏左边的“＝”； 　　⑶ 双击【常用】工具栏中的求和符号“∑”； ⑷ 单击单元格Ｂ２后按住shift键接着单击单元格Ｄ２，单击“√”，此时在编辑栏中出现公式：“＝ＳＵＭ（Ｃ２：Ｄ２）”，意为对单元格Ｃ２至Ｄ２的数据求和，并将