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深圳瑞锦实业有限公司费用报销规定 第一条　为加强公司财务管理，控制费用开支，本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则，结合公司实际情况，制定本规定。 第二条 费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务对报销票据的合法性进行二级审查；由经理进行最后的审核批准 第三条 费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“借款单申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“借款单申请单”后方能执行。 第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。 第五条　各种款项的报销 （一）费用报销的一般规定 1、所有核销的票据必须为合法、真实的发票，经办人员须在所有发票右下角签名。对于经查验属于虚假发票的，责任由经办人员承担。 2、发票抬头名称为：深圳瑞锦实业有限公司，税号：440301618921434。发票抬头名称多字，漏字，错字的，财务部门不得予以核销。责任由经办人员承担。 3、报销的投标费用，除按照上述规定以外，经办人须在汇总单据上签署投标项目名及招标单位名称。 4、对记载不准确、不完整的原始票据，财务人员有权退回，要求重新补齐。 5、发票的基本联为三联，发票只能凭“发票联”报销。 6、不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，财务人员有权拒收。 7、属于以下情况之一的，为无效发票： 发票无收款单位发票章的。 发票章模糊不清，无法辨认的。 同时盖有2个不一致的发票章的。 发票章与收款单位名称不一致的。 经网上查验无记录或显示为虚假发票的。 发票破损的。 涂改的发票。 与实际发生的经济行为明显不符的发票。 发票日期不在核销年度内的。 10）国家或省市地方相关法律、法规规定视为无效发票的 （二）发票报销的具体规定 1、出差费用报销：出差人员回公司上班后，必须在一周之内报销，逾期不再报销。报销时，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，办理完审批、审核手续后，方可报销。 2、购物报销：根据合法的原始凭证，附“入库单”或“验收单”经办人、验收人以及有权审批人审批签字后，方可报销。一次性购买大宗同类商品，在发票上不能逐一标明商品名称的，在商品名称栏可填写“详见清单”，但清单内容必须与原发票实物一致，并且清单必须加盖与发票一致的 “发票专用章”。 3、其他各项费用和零星开支的报销：必须入库的物资，需附“入库单”或“验收单”外，不需入库的物资和费用报销，凭合法的原始凭证，说明用途，经办人、验收人、有权审批人签字审批后，方可报销。 4、上述借款原借据是此项借款的原始凭证，在报销还回原借款项时，财务部门应当另开收据，不得退还原借据。 5、购物、差旅费等借款必须按时报销。不报销、不清理上次借款者，财务部门可拒绝再次借款（包括支票和现金）。原则上前款未清，后款不能再借。并从次月发工资时扣回借款。 6、当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。 （三）费用报销的其他规定 1、项目部从个体砂石料经营户手中购买的砂石料和五金材料，一定要提高索取发票意识，必须凭税务部门开具的砂石料发票付款，不能开具正式发票的供应商，原则上不应予以从其采购。 2、对支付给个人的劳务费，如果是公司员工，可以按工资的形式支付；如果不是，则需到税务局代开发票（需带上劳务合同和经办人身份证），还要按规定代扣个人所得税。 3、若员工遗失手写填开式发票报账联时，可由开票方提供存根联复印件，并注明“此件由我方提供，与原件相符”等字样，加盖公章后就可作为原始凭证入账；付款方遗失定额发票时：若收款方有汇款银行、邮局凭证等旁证资料的，可要求收款方开具相关证明（加盖公章）代做原始凭证；如果收款方确实没有旁证资料，无法开具证明的，则由当事人写出详细情况（包括遗失的原因、开具单位情况、发票内容等），由本单位负责人审核批准，经主管地方税务机关同意后，才能代做原始凭证；如果遗失的是税控机发票报账联，可由开票方提供存根联复印件并注明“此件由我单位提供，与原件相符”等字样，加盖公章后作为原始凭证。 4、发票有效期：发票本身的有效期，有些发票税务部门在发票票面上注有有效使用期限，所以在取得发票时一定要看清发票是否超过有效使用期，以