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会议服务工作程序.doc 13页

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会议服务工作程序会议服务工作程序
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会议服务工作程序: 领受任务?? 会前准备?会前检查?引领登记?会场服务 休会服务??? 会后清理??? 注意事项??? 汇报总结 1、领受任务 (1)?会议名称? (2)会议性质? (3)与会人数? (4)会议期限? (5)会议休息时间表 (6)会议活动范围? (7)准备内容? (8)注意事项 2、会前准备 (1)会标? (2)音响? (3)主席台? (4)茶具饮品? (5)登记台? (6)签到薄? (7)休息安排(8)服务员配备? (9)会场清洁? (10)接手纪念品、礼品(发放)? (11)会场指示牌?? (12)礼仪演习彩排 3、会前检查 根据表格列项检查、设备设施、会议物品 4、引领登记 (1)准备大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌 (2)登记根据请柬、门票等发放纪念品 5、会场服务 1)主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务 2)会场秩序维持服务(清理闲杂人员) 3)清洁服务 4)委托代办服务 5)出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗) 6)应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护) 6、会后清理 1)撤会议物品,桌椅、餐具 2)清理与会人员遗留物并登记 3)清洁会场 4)撤出带入会场物品 5)查对清理纪念品、礼品 6)检查清理情况 7)关闭动力电器设备 8)服务人员撤出,锁闭会议厅 7、汇报总结 1)向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况 2)会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加) 七、会议接待服务标准: 1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满; 2、会前三十分钟准时到达会场; 3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑; 4、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观; 5、来宾到达时要热情迎候,依次接待; 6、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确; 7、给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾; 8、会议进行中,每隔10——15分钟,及时增添茶水; 9、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况; 10、送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”; 11、会后清理工作要及时、仔细。` 会议室管理规定 ??? 为了加强会议室的管理,保证各类会议的顺利召开及规范有序使用,提高会议室的利用率,特制定大厦管理处会议室(礼堂)管理规定。 一、会议室(礼堂)的管理,由物业办公室负责。各部门安排的各种会议需提前登记,由区委、区政府负责安排时间,避免发生冲突。 二、凡使用会议室(礼堂)的部门负责会议室(礼堂)内席签摆放及座次的安排,提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),会议室(礼堂)内不得随意乱贴乱画。 三、会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由物业办公室 负责,根据主办部门要求悬挂会标,专题会议后将会标撤销。 四、会服人员按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁,桌椅排放整齐,按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。 五、会议室配置的设备、桌椅未经许可,不得随意搬动挪作它用,室内物品不得随意拿出或挪用,若确因需要借用,必须征得管理部门同意后方可动用,事后归还原处。 六、会议室使用完毕后,应随时关闭门、窗和全部设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。 七、会议室配置的影音设备由物业办公室负责管理。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,会服人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,应及时向物业办公室报告,分析原因,明确责任。 八、会服人员每天做好会议室场地及消防安全及设备检查工作,保障会议室资源不流失,完成好规定的日巡视工作。 九、会服人员须严格按管理处各项规章制度,努力做好服务及协调工作, 保障各类会议、接待活动的正常进行。 服务规范: 一、引领客人时 引领客人时,应立正站立,手臂平伸,五指并拢,手心朝上,指向前进方向:“先生(女士)这边请。”并在前方保持距客人约3米的距离带路。到达楼梯时,应停步,手平伸,指向楼梯方向:“先生(女士)请。”每到一转弯处,都需做出同样手势。 二、入座 当来宾走近位置时,引领员应迅速到达位置,双手握住椅背两侧,一侧腿屈膝顶住椅背下端,将座椅离地轻轻拉出,幅度适中,然后,撤身立于本列后侧,一侧手指向位置,面带微笑,并道“×先生(女士)您请入座”。整个过程要求,动作轻捷而迅速,做到安全、轻、缓、稳,切忌座椅拖地出声和让来宾等候。 三、送客时 会议期间,主动为出入来宾开门,动作要轻,避免弄出声响,影响会场秩序。会议结束时,要迅速到达出入通道,为来宾开

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