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会议活动的策划技巧.doc 5页

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会议活动的策划技巧会议活动的策划技巧
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会议活动的策划技巧 怎样掌握会议活动策划技巧呢? 首先是会议前期筹备工作.根据会议规模大小不同,确定接待的规格.发放会议的通知和会议的日程. 会议通知必须标明召集人的姓名或组织、单位名称、会议的地点、时间、会务费、应带的材料、联系方式等内容.通知后面要附回执,如此方可确定受邀请的人是否参加会议,对于外地的参会者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图. 选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑.最好是达到下列标准: 第一:大小要适中.会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,会场太小,人数过多,挤在一起,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好.所以,英国的首相丘吉尔曾说:"绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间." 第二:地点要合理.历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方.超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波. 第三:附属设施要齐全.会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为"上次会议是从这里开的,没出什么问题,"就草率地认为"这回也会同样顺利".否则,可能会造成损失. 第四:要有停车场.现代社会召集会议,"一双草鞋一把伞"赶来开会的人已经不多了.轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成. 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标语.可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一. 坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 圆桌型:如果是使用圆桌或椭圆形桌子.这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉.另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见.这种形式适于10-20人左右的会议.座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐.同级别的对角线相对而坐. 口字型:如果使用长形方桌.这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议. 教室型:这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见.这种形式主席台与听众席相对而坐.主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列.主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列. 准备会议资料.会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备.会议前的接待礼仪. 会前检查. 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救.比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全. 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态.一般的接待工作分以下几个岗位. 签到:设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担.签字台备有毛笔、钢笔和签到本.向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上.如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上.签到本应精致些,以便保存.如需要发放资料,应礼貌地双手递上.接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数. 引座:签到后.会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座.对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座. 接待:与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务. 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时.倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水.到谁是动作轻盈、快捷、规范.杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音.一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上.杯子放在与会者桌上的右上面.如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误. 其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面.这就要求各个工作人员"严阵以待",做好各项准备工作.如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌.这是音响应立即播放出国歌.又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者.为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起

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