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会议组织和管理要点.doc 11页

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会议管理培训课程 一、会议基本特征 ……会议的意义 ……会议的目的 ……会议的种类 ……会议的频率 ……会议的成本 二、低效会议原因分析 ……时间安排不恰当; ……地点安排不合适; ……开会对象选择不对; ……主持人影响力不够; ……参会者技能不够 ……会议的准备工作不足 ……开会目的和结果不明确 三、高效会议组织策略 ……只在必要时才召集开会 ……会议经过了充足准备 ……拟定和派发了会议议程 ……与会人员严格遵守会议时间 ……分工明确、一切按部就班 ……请了最合适的人参加会议 ……结束时形成会议评论和归纳 ……记录了决定、建议和负责人 四、会议准备   ……是否一定要开会 ……会议目标的设定   ……与会者的选择   ……会议时间的选择   ……会议地点的选择   ……会议场地的布置   ……议程的指定   ……会议通知的派发 ……开会前的最后审查 ……会议准备内容清单 五、会议沟通 沟通基本理念 ……会议沟通障碍 ……有效沟通原则 沟通实操技巧 ……会议开场要点 ……会议发言要点 ……会议倾听要点 ……会议答复要点 ……会议发问要点 ……会议反馈要点 ……会议结束要点 六、会议控制 ……与会者的发言离题 ……与会者间交头接耳 ……与会者分心 ……与会者之间发生争论 ……少数人垄断会议 ……与会者显露不安并急于离席 ……与会者拒绝参与 ……主席自己离题 七、会议决策 会议决策步骤 ……保证要有足够的时间 ……尽量将各类方案穷举 ……客观评论分析各方案优劣 ……评估各方案成本和收益率 ……评估有无资料需补充 ……征求反对意见 ……主持人保持中立态度 ……对方案进行表决 ……确认方案并再加以修改完善 ……落实跟踪方案,确定实施负责人和所需各类资源 会议决策方法 ……头脑风暴法 ……德尔菲法 ……易地思考法 ……思路转换法 决策的结果 ……权威决策 ……少数服从多数 ……共识决策 ……一致通过 八、会议主持及记录 会议主持人 ……主持人职责 ……主持人要求 ……会议主持误区 会议记录人 ……记录人职责 ……记录者要点 ……会议记录要点 九、会议追踪和反馈 ……主持人如何会后跟进 ……参与者如何会后跟进 ……会议得失自我评估 ……会议效果整体评估 ……下次及类似会议建议   会议方案   1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门,形成会议纪录或方案,会议前后逐项检查。   2.确定会议目标。必须先问一些问题,最重要的是:“会议准备实现什么目标?”或者换个角度问:“要是不开行不行?”“什么时候结束?怎样开才算成功或失败?”开会的目的非常明确,才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议,否则会议很可能是浪费大家的时间。   3.会议议程最重要。议程安排得体,可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系,征求意见,以求议题的表述准确、专业。   4.在重大论坛召开前,每隔三天有一次小组碰头会议,检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会,强调会议事项,确保每个人都清楚各自职责。   5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人,不要遗漏。   6.总负责人的最重要职责是沟通和协调,检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数,对会务工作中可能出现的问题要打足提前量,随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者,能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四,不注意过程和环节控制,有头无尾。   7.总负责人在重大会议刚开始一段时间,自始至终在会议现场巡视,留意场内情况,确保会议开场即步入正轨,随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。   8.差错举例   ①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员,会场工作人员不了解需求,也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱,工作人员没有佩戴特定的标志。   ②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。   ③任务没有落实到个人,没有说定哪个人负责到何种程度,好像谁都负责又好像没人负责。   ④会议工作人员接受任务,执行情况没有及时报告总负责人,总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握,以至于“险象环生”。   评述:会议方案也相当于备忘录、提示清单,一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手,所有信息都在此集中、发布,因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实,要特别关注以下七个关键要素:会议方案、会议目标

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