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第九章会议附设展览的运作
本章概要
本章介绍会议附设展览的酝酿报批、前期准备、市场宣传、会前运作、现场管理和后继工作。这些内容具有很强的可操作。
本章学习目标
本章学习目标有六个方面:①熟悉会议附设展览举办的必要性、可能性和报批的途径;②掌握会议附设展览前期准备工作的内容与方法;③掌握会议附设展览招展工作的内容与方法;④掌握会议附设展览会前运作的内容与方法;⑤掌握会议附设展览现场管理工作的内容与方法;⑥熟悉会议附设展览后续工作的内容与方法
第一节会议附设展览的酝酿报批
一、举办会议附设展览的必要性与可能性
并非所有的会议都需要举办附设展览,也并非所有的会议附设展览都能成功地举办。
(一)不需要或难以成功举办附设展览的会议
1.基础理论学术会议;
2.哲学、社会科学范畴的理论学术会议;
3.政治性或宗教性会议;
4.会议发起者平时与较多相关领域企业没有什么联系;
5.会议的权威性很低、影响力很小。
(二)有必要且容易成功举办附设展览的会议l应用性的专业会议;
.自然科学领域里的专业性会议;
.会议组织者与较多相关领域企业有密切的联系;4会议的权威性较高、影响力较大。
二、会议附设展览的报批
会议组织者一旦决定举办附设展览,就应尽快办理报批手续,使展览合法化。展览面积在1000平方米以上的展览需要由省级政府主管部门审批,l仪幻平米以下的由各省市的科技主管部门审批。由于国际性展览的许多展品来自海外,因此申办展览的审批结果都要抄报海关总署或主管地海关,届时来自海外的展品办理报关手续时,各地海关凭备案手续予以放行。为了简化报批手续,会议组织者一般都是在办理国际会议的报批时也同时办理了会议附设展览的报批。
第二节会议附设展览前期准备工作
一、会议附设展览早期通知
由于会议在会前1一3年就开始发放各轮通知书,会议组织者可将举办会议附设展览的有关内容刊登在各轮通知书上,尽早将会议举办展览的信息公布出去,并通过这个学科领域里的专家和学者这些渠道尽量将展览信息向外扩散,争取更多的企业获得展览信息。
二、会议附设展览组织机构的建立
会议组织者通常是将会议附设展览委托承包给某个专业展览管理机构(professional Exhibition Organizer,缩写PEO)举办,当然也可以自己举办。
(一)将会议附设展览委托承包给某个PEO举办
若将会议附设展览委托承包给某个PEO举办,那么整个会议附设展览将由这个PEO负责。会议组织者除了定期听取PEO的筹备汇报外,将不用亲自做任何工作了。PEO与会议组织者没有隶属关系,可以不听命会议组织者,但要按展览的规律制定工作程序。当然,会议组织者和PEO之间要认真签署合同书,主要条款要包括PEO上缴的展览承包额的数量和付款的方式,避免将来在经济上发生不愉快的事情。
(二)会议组织者自己来举办会议附设展览
如果会议附设展览的规模不是很大,而会议组织者与相关领域较多的企业又有较密切的联系和业务来往,举办会议附设展览也并不是太困难的工作,会议组织者也可以自己来举办会议附设展览。
如果开始策划的会议附设展览是很小规模的,会议组织者甚至不用设立任何的专门树勾来负责展览,安排会议秘书处的某位工作人员代为管理和比调即可。
如果预计展览具有一定的规模,会议组织者可在会议秘书处下设展览组,专门负责展览的有关工作。在展览的最初筹备时期,由于能够开展的活动并不尉良多,安扫卜两名工作人员就可以应付所有的工作。随着展览的临近,特别是展览的现场管理工作越来越多,工作人员要不断增加,并要作相应的分工。
三、会议附设展览的财务预算
规模比较大的附设展览的财务最好单独管理,不要与会议的账目混在一起。虽然如此,但在筹备过程中有些支出并不好分,如电话费等一些办公费用的开支可暂时记人会议的支出中。展览负责人要对展览编制出详尽的财务预算。展览的预算与会议预算基本相同,也由展览收人、展览支出和预算总结三部分组成。
(一)会议附设展览收入
会议附设展览的收人比较简单,主要就是向参展商收取的展台费。
为了吸引更多的厂商参加展览,会议附设展览的展台费要比专业展览会低得多。展览提供的展台主要有两种形式,一种是已搭建好的展台,有3米x3米和2米x3米两种规格,一般称3米x3米的展台为标准展台。展台由
专门装修公司按统一的标准配置,参展商只要进行简单布置就可使用。另一种是按3米x3米的尺寸提供展览的面积,俗称“光地”,参展商可租用几个相邻的面积作为自己的展区,进行特殊装修。决定展台费高低的主要因素包括展览场地租金、展台搭建费用以及展览的规模。
每个展台费中也可包含1~2名可以享受会议的正式代表待遇的参展人员,包括领取会议的全部资料,参
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