会议运营管理.doc

绪论 会议的定义： 会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。 会议的特征 一个可以称作为会议的活动必须具备下列特征： 有明确的目的 有明确的主题和各种议题 有一定的结果 人数不少于三人 有主持人 遵循一定的规则 是一种短暂性的行为 会议的本质属性 1，会议的信息性 会议的最本质的属性就是信息传递、信息交流与信息创造功能。 2，会议的社会性 会议是一种社会活动 会议的社会性正是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在。 3，会议的积聚性 会议会带来人流、信息流、物流和资金流的积聚。 ICCA统计国际会议的标准 固定性会议 至少3个国家轮流举行 与会人数至少50人 UIA统计国际会议的标准 与会人数至少300人。 国外人士占与会人数40%以上。 与会者来自至少5个国家 会期至少3天 中国国际会议推展社团组织为国际会议确定的标准： 参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上 与会人数需达50人以上 外国与会人数需占与会人数20%以上 以年会、展览或奖励旅游形式均可。 我国的国际会议标准 按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参加、以交流为主要目的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。 凡参加国家或地区数或来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称国内会议。 按会议的主办者来划分会议可分为： 社团会议 企业会议 政府会议 教育会议 会议的作用 会议可以传递、交流并创造信息 会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地受益。 会议经所在城市或国家的会议产业带来直接收益。 会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。 会议为所在城市或国家的旅游业、商业服务业带来间接收益。 会议可能提升会议目的地的知名度。 会议可以促进会议目的地的建设和经济发展。 会议是社会民主的重要手段。 会议可以帮助人们消除隔阂、促进和平。 会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高。 第二章 会议市场 会议市场： 所谓会议市场，是对会议服务企业而言的，指那些主办会议的机构和参加会议的人们所组成的消费群体。 按照会议的主办者可以对会议市场进行如下细分： 社团会议市场 企业会议市场 政府会议市场 工会会议市场 教育会议市场 宗教会议市场 社团会议市场 社团是指具有共同兴趣、爱好或目标的人群所组成、为实现成员的共同目标、按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。 世界上国际性的社团数不胜数，仅列入UIA出版物《国际组织年鉴》（yearbook of international organizations）的国际性的社团就达4.9万个。 据统计，中国科协系统所属的各个机构每年组织的国内会议就有上万个。 对于各种社团来说，会议极其重要，因为会议是其重要的收入来源。 社团会议的类型 1，年会 年会是几乎每个社团不可或缺的会议，它是社团存在的象征，它是会员聚集的方式。 典型的年会包括全体会员都可以参加的大会和一些小型会议。 许多年会都会与相关的会议附设展览一起举行。 展位费是年会收入的重要组成部分。 2，地区年会 一个全国性的社团在各个地区的分会也会举行年会，只是规模较小，会期较短。 3，理事会和委员会会议 社团理事会和委员会成员往往定期召开会议，人数视社团大小从10人至200人不等。这种会议不一定在社团总部所在城市召开，常常在有吸引力的地方（如风景旅游城市、度假胜地、历史文化名城）举行，以鼓励理事会成员参加。 4，专业性会议和专题讨论会 这种会议往往需要一个大的会议室和若干个小会议室。 5，专题（学术）研讨会议，研修会 6，培训课程 其他会议 社团会议的特点 会议举办频率有规律 大会筹备时间长 会员自愿参加 与会者常常带有陪同人员 会议节目内容和社会活动很重要 会议主办者事先并不很清楚与会者的具体情况 会议地点经常变换 会议人数确定得比较晚 会议组织者通常不直接与会议供应商接触。 社团会议的平均会期 社团会议的平均会期最常见的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均会期1天和超过5天的就很少见了。 不管对何种会议，会议室的数量、大小、质量，食品服务质量，可协商的餐饮与房间价格都是社团会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素