[办公室管理规定.doc

序号 修订 修订内容摘要 修订人 版本 日期 1.0目的 为加强公司管理，维护公司良好形象，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。特制定本制度。 2.0范围 适用公司写字楼职员。 3.0职责 3.1行政部负责办公室制度推行和实施。 4.0办公室的管理: 4.1服务规范： 4.1.1仪表：公司职员工应仪表整洁、大方； 4.1.2微笑服务：在接待公司内外人员的咨询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 4.1.3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗，“请”字开头，“谢”字结尾，错了应说“对不起”； 4.1.4现场接待：如遇客人单独进入办公区域理应礼貌劝阻或引荐到前台区域；上下班及休息时间，不得单独将客人留在办公室以怠慢客人。 4.1.5客人到访，必须在保卫室填写《访客单》，由保安引领被访者或其由被访部门人员亲自引领客人去前台会客室。访客进入办公室，须接待部门负责人同意后方可进入。 4.2办公秩序 4.2.1电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话做好接听记录，遵守“长话短说”原则，原则上电话接听不得超过十分钟。 4.2.2工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境氛围应张弛有度。 4.2.3职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话（邮件、手机短号）联系，如需在个人工作区域内进行谈话的（沟通），（尽量把握好时间）。 4.2.4职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4.2.5各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公共设施由行政人资部安排后勤清洁工进行定时保洁。 4.2.6发现办公设备（包括通讯、照明、影音等）损坏或发生故障时，职员应立即向行政人资部报修，电脑、传真、打印机等电子办公设备或网络出现故障由信息电脑负责维修。 4.2.7 办公座位保持整齐、规范，严禁私自调换或擅自挪移办公屏风。 4.2.8 办公桌面应整洁，办公用具、文件资料摆放整齐，桌面无灰尘，周围无杂物，无垃圾。办公桌面及屏风严禁乱涂、乱画、乱贴。 4.2.9 办公室应保持清洁，废弃物放入垃圾桶。严禁随地吐痰.。 4.2.10严禁擅带外来人员进入办公室参观、拍照。 4.3办公设施维护 4.3.1办公室各区域的灯、空调、饮水机、复印机等设备由就近位置工作职员负责在下班时及时关闭电源，最后离开办公室的职员要养成良好习惯，检查公共设备电源、水龙头、门窗是否关好。 4.3.2职员下班时应主动关闭电脑主机及显示器电源。 4.4办公室及各部门门匙管理 4.4.1办公室及各部门门钥匙由行政部统一保管，未经公司副总或行政部经理许可，职员不得私自配用非本部门钥匙；因业务需求，如部门人员需配钥匙须经部门负责人同意后，到行政部进行备案，方可配用，但员工离职时必须退回行政部。 4.4.2办公室内、外门钥匙由保安队和前台文员分别保管。 4.5 会议室/贵宾室/会客室管理 4.5.1 会议室管理 4.5.1.1 会议室原则上供各部门主持召开会议之用。若有公司客商来访，经行政部门负责人确认后可安排在会议室接待。 4.5.1.2会议室由行政部负责管理，使用时需先知会行政部安排或布置。 4.5.1.3 会议室使用完需即时通知行政部，以便安排清洁。 4.5.1.4会议室内的物品由行政部负责统一申购并管理，未经行政部同意，使用者不得擅自将会议室的物品挪作它用。 4.5.1.5 使用会议室若有损坏内置物品，使用者需实时通知行政部，若人为造成损坏，将追究当事人之责任。 4.5.1.6管理人员之培训、学习，经行政部安排可在会议室进行。 4.6.2会客室管理 4.6.2.1 会客室是公司职员接待来访的客户业务洽谈时使用。 4.6.2.2 会客室的桌/椅、茶水柜为接待专用，未经行政部同意不得擅挪用。 4.6.2.3若有损坏内置物品，使用者需实时通知行政部，若人为造成损坏，将追究当事人之责任。 4.7 办公设备管理 4.7.1 电话机使用管理 4.7.1.1公司各办公点所配置之电话，专为联络公务时使用，一切职员严禁拨打私人电话闲聊、煲电话粥等非公务用途；严禁使用公司电话作点歌、声讯等用途。 4.7.1.2 职员因公务拨打长、短途电话时，应长话短说，自律控制通话时间。 4.7.1.3公务需用长途电话，尽量使用网络通话。与香港公司、海外或集团及各分子公司联系，尽量使用E-mall、办公软件或传真。 4.7.1.4若职员用公司电话打私人长途电话，所打