前台工作制度手册.docx

前台工作制度手册为规范公司前台管理，塑造公司的良好形象及声誉，特制定本制度。本制度适用于本公司前台管理。一、工作职责：总机电话的转接和拨打；来访客户的接待；每月公司短号的申请办理；新员工工牌的制作；传真、快递、邮件、报刊接收和分发，并做好登记本人签字确认的相关工作；复印机、传真机的管控、日常维护和报修；前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域维护；督促检查保洁人员的卫生清洁打扫工作;公司员工饮用水的订购和管理工作;协助人力资源做好面试人员的接待,入职等相关手续;协助进行会务安排和会场的清洁工作;管理办公用品，接待用品、清洁用品的申购、管控、登记，发放；做好办公用品的相关采购、入库、领用、登记及盘点工作;打印、复印文件和管理各种表格文件,协助各部门打印相关信息; 应本着勤俭节约的原则，按照公司有关复印、打印制度办事；属于公司性的作废文件应及时销毁，防止非正常范围内的传播；协助组织公司活动。学习并执行公司保密守则及各项管理规定；下班时检查复印机、电脑、空调、电风扇等电源是否关闭；自觉遵守办公纪律，严格遵守公司管理制度，做到不串岗、不闲聊，认真做好本职工作，及时完成部门主管布的其它工作任务；每月更新一次常用人员电话联系一览表，及时掌握最新电话号码。协助部门领导完成行政和人事部日常事务以及其他部门相关工作事宜；二、行为礼仪规范：公司前台是一个单位的名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。（一）仪容仪表规范：上班时间须正式着装，保持整洁；上班时化淡妆，香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。头发梳洗整齐，长发要扎好，不得戴太夸张的发饰，只宜轻巧大方的发饰，额前头发不得掩盖眼部或脸部。不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；手部不得留太长指甲，不宜涂鲜艳红指甲油，指甲油只可用淡色的。（二）礼仪规范：在工作的时候，常带着自然的笑容，表现出和蔼可亲的态度，能令客人觉得容易接近。就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。工作时不得在前台吃东西、看书、看报或做与工作无关的事情。客人来到前台时，应马上放下正在处理的文件，礼貌的问安。留心倾听客人的问题，不能随意中断客人的叙述，然后再清楚的解答，以免答非所问。如遇到问题不懂作答时，应该说:“请稍等,待我查一查以便回答你的问题。除了工作上交待的事，不得互相攀谈私事，不得争论，不粗言秽语。不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。（三）工作纪律每天上班前15分钟到岗，下班后15分钟离开；不迟到，不早退，不无故缺席。请假需向部门主管提前申请。因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；禁止攀谈，闲聊，吃东西。不得将前台电话作私人之用。报刊需及时更新整理。下班后检查电源关闭，关好窗户。保持接待室地面及桌椅表面的清洁，保持接待室物品摆放有序，状态良好，不得放与工作无关的物品。窗户，电灯和空调合理开启或关闭。雨天管理好雨具和雨伞，保持办公区域地面干燥。三、工作细则（一）环境卫生的保持和检查1. 每天早上9：35、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；保持办公区空气清新，2. 每天早上整理当日的报纸，将更换下来的报刊统一放置，每两个月以废品处理。及时补给卫生用纸等后勤配备。3. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。（二）对设备遥控板、个人办公区域的管理工作流程：1、空调遥控板和液晶电视遥控板的集中管理； 2、上、下班时检查所有的电源开关； 3、检查办公桌上的文件及办公用品的归类。注意事项：1、遥控板是否在各办公室使用后没有归还； 2、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开；（三）电话接听1. 前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。电话接起，听不清楚或听不懂对方讲话，不能马上电话挂掉，如是电话线路问题，请对方重新再拨另一支电话号码。或是语言问题请其他人员代接听。在受理电话时，要认真听取对方谈话，必要时应做好详细记录。2. 在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，传音科技”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起