赤峰电业局程档案管理办法 文档.docVIP

赤峰供电公司工程档案管理细则 1 总则 1.1 为加强赤峰供电公司（以下简称公司）工程档案资料管理工作，充分发挥工程档案在生产运行、行政管理、工程维护和改造、扩建中的作用，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《基本建设项目工程档案验收办法》、《电力工程竣工图文件编制规定》、《供电企业档案分类表（6～9大类）》等，结合公司具体情况特制定本细则。 1.2 本办法所称的工程档案，是指我公司所辖的新建、改建、扩建和技术改造等建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表以及声像、照片等形式与载体的全部文件。 1.3 工程档案管理工作要按照统一领导，统一管理的原则，公司档案室是工程档案资料的管理部门，协调项目建设管理、设计、施工承包、监理等部门，做好工程档案资料管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 2 工程档案管理职责 2.1 工程档案员负责监督、检查和指导各部门、各参建单位形成的工程档案资料收集、整理、归档工作，具体为： 2.1.1 在建设项目开工前对施工、监理、设计等参建单位提出资料归档要求，建设过程中，对档案资料编制、收集进行监督、检查和咨询。 2.1.2 对参建单位形成的工程档案资料整理、装订、著录工作进行现场指导。 2.1.3 建设项目竣工验收前，对档案资料进行预验收，并对工程项目文件材料编制、收集、整理过程中存在的问题提出整改要求。 2.1.4 建设项目档案资料归档完毕后，负责检查资料，合格后办理交接手续，通知生产部、建设部等建设项目管理单位予以工程结算或返还抵押金。 2.1.5 按时参加建设项目竣工验收会。 2.1.6 负责对所使用的档案管理信息系统进行维护，定时对数据库进行备份。并对系统使用及运行过程中发现的问题及时上报。 2.1.7 认真执行档案库房管理制度，定期对库房进行安全防护检查。 2.2 建设部、生产部等建设项目管理部门负责组织、协调和监督勘查设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，具体为： 2.2.1 建设项目管理部门在签订项目设计、施工及监理合同或协议时，应设立专门条款，明确有关单位提交相应项目文件以及所提交文件的整理要求、归档时间、归档份数。 2.2.2 建设项目管理部门需要预留2%的工程质保金，对档案资料编整、移交工作的完成具有质押作用。 2.2.3 建设项目管理部门在工程决算前要与档案室核对档案资料移交情况，资料移交手续办理完毕后方可进行工程结算或退还质保金。 2.3 建设项目设计、施工、监理单位职责 2.3.1 设计单位在工程施工及调试完成后，及时按合同要求编制竣工图。 2.3.2 施工承包单位负责将施工阶段产生的全部文件的收集、积累、整理。工程实行总承包的，由各分包商负责其分包项目文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由电业局分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。 2.3.3 监理单位负责监督、检查项目建设过程中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其监理文件。 2.3.4 监理单位在项目文件移交前将整理完毕后的全部监理资料交到施工承包单位，统一由施工单位向档案室移交。 2.3.5 施工承包单位、监理单位在建设项目竣工前将各自产生的项目文件收集、积累、整理完毕后，由施工承包单位汇总并检查核对，确保资料完整且不重份后统一向档案室移交。 2.3.6 施工承包单位、监理单位要严格按照本办法要求整理项目档案资料。 2.3.7 建设项目施工单位、监理单位必须明确档案管理工作负责人，并设专职或兼职档案员负责建设项目文件资料的收集、整理、移交等工作。 2.4 工程档案管理工作将纳入项目建设计划和各负责档案管理人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，电业局内部各部门以绩效方式控制及考核，其他工程参建单位将不予工程结算或扣罚质保金。 3 工程档案收集 3.1 建设项目各阶段文件资料的收集范围、份数、分类规则、保管期限及其责任划分参见附表1（以输变电工程为例制作附表1），其他小型基建（生产、办公、生活用房）参照变电所工程相关部分。 3.2 施工、监理单位要将工程建设期间安全及文明施工管理、隐蔽工程施工过程、开展创优活动等各阶段形成的工程图片、声像材料统一收集、整理、归档。 4 工程档案编制 4.1 工程档案资料的编制要求 4.1.1 工程档案资料一律为原件，其内容必须准确反映工程项目的真实情况，文件材料一定要办理完毕。 4.1.2 工程档案资料要求字迹（图样、图