会议管理制讲义.ppt

会议管理制度 企管部 制度的主要框架 1 目的和适用范围 2 涉及的相关部门 3 职责和管理控制 3.1 职责 3.2 管理控制 3.2.1 公司年度会议 3.2.2 公司季度会议 3.2.3 公司月度会议 3.2.4 公司周例会 3.2.5 其他会议 3.2.6 会议管理 3.2.7 会议要求 3.2.8 会议纪要整理、发放、归档 3.2.9 考核 4 借用的文件、流程及表单 5 形成的支持性文件、流程及表单 6 附则 1 目的和适用范围 为了提高公司的会议质量，减少会议时间和成本，并使会议对实际问题的解决起到指导和监督的作用。 本制度适用于公司所有部门的会议工作安排。 2 涉及的相关部门 公司所有部门 3 职责和管理控制3.1 职责 3.1.1 行政办公室负责 会议室的借用管理； 月度、季度、年度会议的会议通知 会议所需设备的管理； 会场的布置； 《会议签到表》和《会议记录表》的发放及其填写情况的检查和考核。 3.1.2 会议组织部门负责 会议记录、会议纪要的整理及下发； 周例会和其他会议的通知； 配合行政办公室布置会场； 从行政办领取《会议签到表》和《会议记录表》，填好后各部门安排固定人员统一存档； 各部门借用会议室和设备时需经行政办公室同意后方可使用。 3.2 管理控制3.2.1 公司年度会议 会议的地点、日程安排、参会人员由会议组织部门确定 3.2.2 公司季度会议 3.2.3 公司月度会议 3.2.4 公司周例会 3.2.5 其他会议 3.2.6 会议管理 会议室使用申请：会议组织部门于开会前1~3天以电子邮件的形式把会议名称、组织部门、会议召开时间、地点、是否使用会议仪器设备等情况发送到行政办公室内勤员邮箱，并打电话通知邮件已发送，行政办公室内勤员把上述内容记录在《会议档案》中，以此进行会议准备； 会议室准备：行政办公室在会议前半小时打开会议室大门，调试好会议所需设备、开窗通风或提前10分钟开启空调； 会议通知：行政办公室负责月度、季度、年度会议的通知。会议组织部门对公司周例会和其他会议进行通知。会议组织部门向行政办公室索取《会议签到表》和《会议记录表》，记录人员要做好会议期间的记录工作； 会议结束后：会议组织部门要及时通知行政办公室会议已结束并配合行政办公室收拾会议现场使其恢复开会前原状。行政办公室负责关闭会议室大门、关闭会议使用的仪器设备、关好窗户（有使用空调的要关闭空调）； 会议组织部门在1个工作日内整理好《会议签到表》和《会议记录表》存档备查。会议组织部门在会议结束后整理出会议纪要参照3.2.8执行； 行政办公室每月1次对公司所有部门的《会议签到表》、《会议记录表》、《会议纪要》进行检查，对检查不合格的参照3.2.9.4、3.2.9.5执行。 3.2.7 会议要求 签到。参加会议人员应提前5分钟到场，会议参加人员必须在《会议签到表》上签到，会议记录员做会议记录。《会议签到表》和《会议记录表》由本次会议记录员在1个工作日内整理完毕存档备查； 参会人员不得迟到、早退、缺席； 请假。因故不能参加会议者向会议组织部门负责人请假；如需中途离开，须经会议主持人或会议组织部门负责人批准（特殊情况向企管部请假）； 手机或对讲。会前要调到震动或调低音量，特殊情况到会场外联络； 保密：参会者须保守会议秘密； 会议掌控。会议进行中，主持人应对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言。参会人员会议发言应言简意赅，紧扣议题； 督办。会后督办工作根据会议组织部门的要求，安排相关部门或人员督办相关工作； 各部门例会不得与公司会议同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外）；上述会议无特殊原因不得停止召开。因特殊原因造成会议延期，由组织部门负责通知参会人员，并明确开会时间。 3.2.8 会议纪要整理、发放、归档 3.2.8.1 记录员按照规定的格式做好会议记录，根据需要整理会议纪要； 3.2.8.2 会议纪要于会后一日内呈报会议主持人审核批准，并及时发放； 3.2.8.3 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定； 3.2.8.4 各部门对会议纪要做好宣贯与执行工作，并进行日常归档、保管。会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 3.2.9 考核 3.2.9.1 参会人员迟到、早退每次罚款20元（会议主持人负责考核）； 3.2.9.2 参会人员未请假私自离场，每次考核责任人20元（会议主持人负责考核）； 3.2.9.3 参会人员不请假未参加会议，每次考核责任人50元（会议主持人负责考核）； 3.2.9.4 会议记录人员未按规定组织会议签到和填写《会议记录表》的，对责任人处罚10元（行政办公室负责考核）； 3.2.9.5 会议记录人员未按规定时间整理、发放《会议纪要》，每次考核责任人10元（