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文书档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强汉中市矿业有限责任公司（以下简称“公”）文书档案管理工作，依据国家、省的有关法规和各级保密规定，特制定本管理制度。 第二条 本管理制度适用于汉中市矿业公司。 第二章 管理权责 第三条 公司综合部负责公司文书档案工作的管理和指导工作。 第四条 公司各管理部门负责收集、整理本部门形成的各类文书档案材料，并在材料最终形成后，及时送交综合部归档。 第五条 公司各管理部门均应指定兼职文书档案管理人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。人员变动后应及时通知人事行政部文书档案管理人员。 第六条 兼职文书档案管理人员的职责 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文书档案材料的归档范围，收集管理本部门的归档文书材料。 2、认真执行及时归档制度，对本部门承办的文书档案材料及时收集归卷，每年三月份前将上一年度应归档的文书档案材料整理完毕，并列示材料明细，向综合部办理交接手续。 第三章 文书档案材料的收集 第七条 以公司名义发出的公文，由综合部统一收集管理。管理部门形成的本系统文书档案材料，由文书档案材料的形成部门负责收集。 第八条 一项工作由几个管理部门参与办理，在办理过程中形成的文书档案材料，由主办部门负责收集立卷，并按时移交综合部归档。会议文件由会议主办部门负责收集立卷，并按时移交综合部归档。 第四章 文书档案的归档材料 第九条 文书档案的归档材料 1、重要的会议材料 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、会议记录、会议纪要等。 2、公司接收的上级机关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。 3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4、公司的请示及上级机关的批复。 5、公司反映主要管理职能活动的报告、总结及统计报表、简报等。 6、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 　　7、公司人事任免文件及奖励、处分的文件。 8、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。 第五章 文书档案材料的立卷 第十条 文书档案材料立卷的要求 遵循文书档案材料的形成规律和特点，保持文书档案材料之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 　　第十一条 归档文书档案材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。 　　第十二条 在归档的文书档案材料中，应将每份的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一档案，立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 　　第十三条 不同年度的文书档案材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 　　第十四条 卷内材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它材料依其形成规律或特点，应保持档案材料之间的密切联系并进行系统的排列。 　　第十五条 卷内材料应按顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角列印页号。 　　第十六条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内档案目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第十七条 有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。 第十八条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订前，卷内材料要去掉金属物，对破坏的材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第六章 文书档案的保管 第十九条 放置文书档案的库房应坚固、防火、防潮，配置铁质的档案柜以及其它文书档案保管必需的硬件设施。 第二十条 对库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查。同时，应保持库房的清洁和适宜的温度、湿度。 第七章 文书档案的借阅 第二十一条 借阅文书档案应经综合部部长批准后，方可借阅。 第二十二条 借阅文书档案应严格履行登记手续，写清借阅时间、文件名称、文件编号及份数等情况。 第二十三条 文书档案管理人员与借阅人双方应核对清楚，借用人签名后，方可借阅文书档案。 第二十四条 借阅人交还文书档案时，经文书管理人员核对无误后，应立即注明归还日期。 第八章 文书档案的留存与销毁 第二十五条 文书档案的留存、销毁，应按国家、省的相关规定办理。 第二十六条 允许留存的文件，纸质文件留存一份，电子档文件留存二份。留存的文件公司档案室保存，并备有文件目录以供借阅时参考。 第二十七条?需销毁的文书档案要登记造册，经综合部部长审批后，予以监督销毁。 第九章 附 则 第二十八条 本制度由公司综合部