新·公司档案管理规定.docVIP

公司资料档案管理规定 目的 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 公司的档案管理由总经理档案管理员负责档案管理员负责四、档案管理员的职责根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。?? 五资料的收集与整理?公司的归档资料实行“归档”及“年度归档”制度，即：每年二月份为公司档案资料归档。 各主管部门应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 档案管理员根据公司实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1.?公司档案资料的分类2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1、永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；（9）工程资料及业主资料档案；(10)其他经核定须永久保存的文书。 2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。 3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。 5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 七档案的借阅?? 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经批准阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经批准。 ?? 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。?? 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经批准。 ? ?、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。会计档案由财务部自行保管会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。八、档案的销毁 1?公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理审核经总经理批准后执行。 3凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理批准后方可销毁。 4?经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理指定专人监督销毁。罚则?1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。 ?公司各泄露进行处理。对涂改、拆散或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。 ?公司各不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 ?公司各遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，进行处理。 第 5 页 共 5 页