录像题答题巧及各种文书.doc

（三）答录像题技巧及语言表述 录像题重点：涉及会议组织和办公用品管理知识点 录像题答题技巧：抓住三个方面 非对即错 服装 正式服装为西装，颜色为深色。男士穿单排扣西装时，上系下不系；女士可穿裙装或裤装，颜色为深色或暗红色。男士和女士要穿深色的皮鞋 男士穿汗衫时要系领带并将汗衫放到裤子中。 男士女士着正装时口袋中口袋不能放常用的物品，如手机，笔记本，钱包，笔等 桌面做到干净，物品简洁，只能放以下物品：电脑，打印机，台灯，电话，笔筒，电话记录本，钟表，台历等必备物品（宁少勿多） 环境室内可放绿色植物，垃圾筒放在隐蔽处，灭火器前不能放任何物品 文件柜中的物品要码放整齐，用过的物品要归还原处。同类规格的物品放在同一处。保密物品要锁在柜中，如、保密文件，印章 打电话 电话要放在左手旁 打电话要说你好，放电话要说再见 无论打电话还是接电话，秘书要主动自报家门（我是哪个单位的？我是哪个部门的？我是秘书） 尊者（上司、年长者、客户、女士）先放电话；中途断电话，拨电话的人要继续拨电话 通电话的要求：语速适中，语调平和，吐字清楚 错拨电话要说对不起，错接电话要礼貌地告诉对方如请您重打一遍您要拨的电话 进门要敲门，离开房间要锁门，有人进来要站立迎候（包括客人，同志，领导） 进电梯分清两种情况： 有专人开电梯时，客先进，客先出；无专人开电梯时，主先进，客先出（主指接待方，客指来宾） 坐姿，站立和引导： 坐姿：要规范 站立：要规范如接待时应站立在接待处的门口，站在领导的后方 引导：在客人的左前方引导（涉外），右手指引 在客人的右前引导（国内），右手指引。 送茶水 放杯子要轻，倒水深度为杯子的三分之二，双手递，茶叶不能直接放入杯中 乘车：秘书主动给客人拉车门，要从车的尾部移动自己的身体即绕着走，坐在卑位上 上班开会不能迟到 会使用电脑，打印机，U盘，密码，传真机，复印机，会发电子邮件 掌握座次的尊卑： 原则(涉外礼仪) 座次右为尊，面对门为尊，远离门为尊，座位后背景大为尊（以实际发生景物为参照物） 照相、主席台座次尊位的确定：右为尊，前为大，中为高，两边放主人。 14.办公室的保密; 电脑屏幕不能对着门 其他人接触电脑屏幕，秘书要把保密内容进行遮盖 保密文件，印章要锁在柜中或抽屉中 保密文件不能在普通电话，普通邮箱中传达或传送 谈话中不能泄露机密（保密范围指产品信息，人事调整信息） 涉外中的礼仪：西餐中左手用叉，右手用刀 送花礼仪：不送白色，黄色，双数的花；菜单中不能有燕窝，鱼翅，海参，内脏，蹄爪，翅膀，不能穿白天的工作装参加晚宴，宴会时夫妻要相对而做，喝咖啡时注意不要用嘴吹，吃鱼时先吃上面，剔出鱼刺，再吃下边那块，喝白酒吃白肉喝红酒喝红肉。馈赠礼品，不许送钱币，镀金镀银的物品 几个国家特殊的礼节 信伊斯兰教的国家不送对方夫人礼物 不送雕塑 娃 人物画像，熊猫，猪皮 猪鬃 给韩国不送日本货 给日本人不送单件物品 忌讳9 ，4 数字 可送绘画文房四宝 印度人不杀牛 不使用牛皮制品 俄罗斯人不送双数物品 忌讳13，星期五 常送女士鲜花 法国人不送孔雀 大象 菊花 杜鹃花 牡丹花 黄色的花 假花 纸花 墨绿色的物品，不送女性香水。 英国不送百合花 忌讳13和星期五 美国不送带蝙蝠的物品 不送美国人香烟 香水 内衣 药品 印有公司名称的物品 不送阿拉伯红色的物品 酒 在商务活动中第一次见面不要送物品 送西方人物品时 要当面打开 送东方人物品时 要私下送出 二、 办文、办事、办会的模块 办会 ： 会前要检查所有设备 出现问题要找相关人员及时维修。会前文件资料要准备充足，停车场车位要准备充足。会场检查时要关注光线、温度、空气，桌布（庆典活动用红色的桌布 谈判、签字仪式要用墨绿色的桌布） 审核会议文件时要对数字 、文字、语言认真审核 会前可以召开预备会 对会中的有备事宜进行沟通 出现不同意见时 要找双方的共同点，用精湛的语言进行沟通。 会前主动与领导沟通汇报 会前的准备 征求领导的意见 会议应急处理方法： 避开众多的人 处理突发事件 兼用其他的方法处理突发事件 会中其他人员发言时 要正确的使用点头 眼光的接触 办事： 懂得接待规格，接待前要掌握来客方的相关资料 谈话中注意保守公司的秘密 办文： 常见的文书通报、计划、总结、格式要掌握 办公室的协调、指导相关作用 高叶的下属是钟苗，初萌 对钟苗 初萌的工作给与具体的指导，检查，催办 高叶本人具有公关意识，风险意识，能发挥协调作用，体现秘书的服务作用 具体答题语言表述举例： 办公室摆放绿色植物：对 不摆放绿色植物：错 办公室环境自然，能用窗帘遮光：对 椅子上堆放文件：错 提前检查音响设备；对 电话三声内接听：对 办公室桌