《Excel中的查找公式应用多图.docVIP

实例剖析：Excel中的查找公式应用(多图) 　应用背景：小黄开个了电脑用品专卖店，主要经营各种电脑耗材，为了更好的管理每天的销售情况，他用Excel制作了“销售日记录”工作表(图 1)。　　由于每天销售人员都上交纸质的销售报表，为了用Excel统计分析，他还需要将销售报表上的数据输入Excel工作表中，这个过程中他遇到一个问题：即把“商品名称”、“单位”、“售价”数据输入后，为了统计“毛利润”，他还要去查找该商品的“进价”。随着商品数目的增加，这个工作实在相当繁琐，于是他的需求是：能否输入商品名称后，让Excel根据这个名称自动去查找该商品的“进价”数据，并放到图1的H列中。 图1 　　基础准备：小黄的这个问题，属于可利用Excel查找公式解决的相当典型的问题。也许初学的朋友会问，什么是Excel查找公式呢？概括的说，所谓查找公式，就是为了查找一个值，在指定的数据区域中搜索，并返回一个值的公式。比如针对小黄的问题，要查找的值就是“商品名称”，在什么指定的数据区域中搜索呢？这点后面会讲，而要返回的值就是商品的“进价”。　　了解查找公式的含义之后，我们接着介绍一下查找函数，Excel提供了VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP、INDEX等常用的查找函数，它们非常重要，因为它们是创建查找公式所必须的，今天我们介绍的主角是VLOOKUP，其它的函数可以通过帮助以此类推地学习和使用。 　　VLOOKUP函数的功能为：在数据区域首列查找指定的值，并返回数据区域当前行中指定列处的值。听起来有些不好理解，不过不用担心，通过后面的实例会很容易理解。VLOOKUP的语法为：　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)　　参数解析：　　Lookup_value的含义为需要在数据区域第一列中查找的值，它可以为数值、引用或者是文本；　　table_array的含义为需要在其中查找数据的数据区域；　　col_index_num的含义为table_array中待返回的值的列序号；　　range_lookup参数为可选参数，它是一个逻辑值，如果为TRUE或者忽略，则表示返回近似匹配值(也就是说，当找不到精确的匹配值时，则找小于Lookup_value的最大数值)。如果range_lookup为FALSE时，函数VLOOKUP将只找精确的匹配值，如果找不到，就返回错误值#N/A。　　 思路分析：有了上面的基础准备，我们可以进入具体操作了，我们的大致思路是，先建立一个“商品基本信息”工作表(图 2)，并创建一个“商品基本信息”区域名称，后面就可以把这个区域名称放在VLOOKUP的table_array参数部分，由于这个数据区域中的第一列存放“商品名称”数据，第三列存放了“进价”数据，我们就可以在这个数据区域中通过查找“商品名称”返回其对应的“进价”数据。 图2 ?? 操作步骤：　　说明：为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，笔者提供了“查找公式实例(原始文件)”，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它同下面的步骤一同操作。　　一、 创建“商品基本信息”区域名称　　1. 打开“查找公式实例(原始文件)”工作薄文件，进入“商品基本信息”工作表，在名称框中输入“A1:D1000”回车后，A1:D1000单元格区域被选中(图3)。 图3 　　2. 选择菜单“插入→名称→定义”命令(图 4)，打开“定义名称”对话框，在名称框中输入“商品基本信息”后，单击“确定”按钮(图 5)，“商品基本信息”区域名称创建完成。 图4 图5 　　说明：可能有朋友想，创建“商品基本信息”区域名称时，为什么选择了单元格区域“A1:D1000”，而不是“A1:D20”呢？原因很简单，如果只选择单元格区域“A1:D20”创建区域名称，则当新增加商品后，我们的查找公式就不能查找出新商品的“进价”了。而选择“A1:D1000”创建区域名称后，当有新的商品时，我们可以方便地把新商品的信息添加到单元格区域“A1:D20”的末尾，不难看出我们创建的这个数据区域最多可以放置999个商品信息，区域的具体大小可以根据你自己的商品数量来修改。 二、 创建 “进价”的查找公式　　1. 进入到“销售日记录”工作表，选中H2单元格，我们准备在其中输入商品“10米网线”的“进价”查找公式。将鼠标插入点定位到公式框中，通过键盘输入“=VLOOKUP(”，这时出现VLOOKUP函数的参数输入提示(图 6)。 图6 　　2. 由于我们要根据商品的名称查找“进价”，则VLOOKUP函数的第一个参数应该输入“10米网线”所在单元格的引用C2，用鼠标单击一下C2单元