立檔单位档案进馆工作程序.docVIP

立档单位档案进馆工作程序 ? ? 各单位在开展档案进馆工作之前，首先要全面了解档案进馆工作的总体过程和各阶段的工作程序，有针对性地制定工作计划，积极有序地推进档案进馆工作。档案进馆工作主要分为准备阶段、鉴定阶段、整理阶段、数据录入阶段、验收阶段、移交阶段六个部分。 （一）准备阶段 各立档单位按照档案进馆工作的要求，做好以下工作： 1．成立档案进馆工作领导小组； 2．选派人员参加档案进馆工作相关的业务培训； 3．根据本单位档案的实际情况，成立相应的档案鉴定小组（如文书档案鉴定小组、科研档案鉴定小组）并落实相关人员。文书档案鉴定小组成员应由了解本单位历史和工作情况的同志和档案人员组成；科研档案鉴定小组成员应由熟悉本学科、本领域历史发展情况，并具有较高业务水平的专家和档案人员组成； 4．档案进馆工作人员认真学习有关文件并掌握相关标准； 5．落实合适人选负责《全宗情况说明》的编写工作； 6． 档案人员根据本单位符合进馆档案的实际情况，制订档案进馆工作开展的详细计划和方案并及时向领导汇报，以取得他们在人员、经费和条件保障等各方面的支持。 各立档单位只有在领导重视，措施落实，条件保证，人员到位的情况下，才能保证进馆档案的鉴定、整理和数据录入等各项工作顺利进行。 （二）鉴定阶段 档案的鉴定工作是档案进馆工作中最重要和关键的环节，直接关系到研究所历史记录的完整和档案馆的馆藏档案价值及其内容质量。因此要求各立档单位必须依据一定的原则和标准，通过科学地判定档案的历史与现实价值来确定其保管期限，并最终决定立档单位档案进馆的范围。 鉴定小组成员要认真学习《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》等有关文件，并根据本单位的具体情况制订出档案鉴定工作计划、原则和标准，以此作为依据规范鉴定过程中的各个环节。档案鉴定人员要从历史的、全面的、发展的角度，并结合本单位历史及现状，对符合进馆时间的全部档案进行鉴定，避免不按鉴定工作的要求随意操作或草率进行。 对于各类档案的鉴定要通过对档案内容、形式等多方面情况的分析来决定取舍，不能仅停留于浏览案卷的标题或文件目录等表层因素，更不能采取对大批量档案进行总体分析鉴定的做法。文书档案以案卷为单位，每一个案卷填写一张鉴定意见表；科研档案以课题为单位，每一个课题填写一张鉴定意见表；基建工程档案和仪器设备档案与科研档案的鉴定意见表填写方式相同。另外在档案鉴定的同时，对于符合进馆范围的档案中涉及密级的档案应再次按程序进行密级审定，最终确定并标注其密级，便于档案进馆后的分级管理与利用。 在鉴定过程中如发现原科研课题无归档说明书，须由鉴定小组责成专人编写课题摘要（500字以内）；若原科研课题已有归档说明书，但涉及课题摘要部分内容过于简单、不能全面反映科研课题情况的须重新编写。课题摘要是院属单位综合档案管理系统中科研档案部分必须录入的项目之一。 档案鉴定工作的程序： 1．初步鉴定：由鉴定小组成员按鉴定原则逐一对档案中的文件材料进行审阅、分析，提出初步鉴定意见并填写在鉴定意见表上； 2．对初步鉴定的档案复审（交叉鉴定或集体审查）：根据档案内容对初步鉴定意见进行复审和确认，并书写复审意见,最后由鉴定小组负责人对鉴定意见确认签字。 鉴定工作是保证院属单位各类档案取舍的关键，直接影响全院馆藏档案的价值，因此鉴定工作的各个环节必须各负其责，不得流于形式。鉴定工作结束后鉴定意见表由各立档单位存档备查，作为档案去向及其理由的说明。 （三）整理阶段 进馆档案的整理是档案进馆工作程序中的重要步骤之一。它要求整理人员必须要准确、熟练掌握进馆档案的整理方法与要求，因为它直接关系到研究所进馆档案和院档案馆馆藏档案质量水平的高低。各立档单位在开展档案进馆工作的过程中应及时与档案馆联系，争取指导，少走弯路。 进馆档案整理具体步骤如下： 1．根据鉴定原则选取出符合进馆范围的案卷和文件材料，为保证进馆档案的真实可靠和严肃性, 各单位必须向档案馆移交档案材料的原件； 2．符合进馆要求的档案直接进行数据录入工作。对不符合进馆要求的案卷进行如下操作：⑴ 对于需要重新调整的文件材料进行分类组卷。《中国科学院档案馆接收各类档案进馆范围细则》归纳的进馆文件材料的类目，不作为各单位档案分类和组卷的依据，应根据本单位机构设置和档案的实际情况进行分类组卷，不必与进馆范围细则或研究所文件材料归档范围里的类目相对应； ⑵ 对卷内文件进行排列和编页号； ⑶ 填写卷内文件目录和备考表； ⑷ 填写案卷封面； ⑸ 装订案卷； ⑹ 对案卷进行排列和编档号。 进馆档案整理工作的具体方法，详见《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》等相关文件。根据档案的鉴定、整理情况，立档单位要及时编写《全宗情况说明》。 各立档单位也可根据自己的实际情况，在进馆档案的整理过程中同时开展数据录入工作，把进馆档案的整理和数据录入工