Office办公事务处理软件摘要.ppt

Office 办公事务处理软件 －－－文字处理Word Office 套件的组成 文字处理软件Word 实现文档的建立、编辑、修饰、排版、打印等功能。 电子表格Excel 以表格形式对数据进行分类、筛选、运算、统计、分析及制作图表。 图形演示系统PowerPoint 用于编制和放映演示文稿（幻灯片）的软件。 桌面信息管理Outlook 用于信息的记录、查找和管理，如电子邮件、通信录、日历约会、自动日记、便笺管理等。 数据库管理系统Access 小型关系数据库管理系统，采用面向对象编程方法实现对数据库的建立、存储、更新、查询、统计、运算、共享等操作。 安装Office 安装环境 CPU：奔腾II以上机型 内存：Win 98或Win XP需16MB。 硬盘：典型安装，标准版需102MB，专业版需121MB。 安装方法 步骤一：将Office 光盘插入光驱； 步骤二：在“我的电脑”中单击光驱盘符，双击setup.exe； 步骤三：在安装窗口单击“安装”按钮； 步骤四：选择安装类型（典型安装或自定义安装）。 Office的基本界面 Office 助手 启动和关闭Office助手 启动：单击工具栏的“Office助手”按钮。 关闭：单击“关闭”按钮 Office助手的使用 显示帮助主题的目录和索引 单击“查找帮助主题的完整列表” 选择各种助手 单击“选项”按钮|“助手之家”标签 设置助手的功能选项 单击“选项”按钮|“选项”标签 文字处理软件Word 是建立在Windows平台上的字处理应用软件 可以实现文档的输入、存储、编辑、修饰、排版、传输、制作图形表格、数据的链接和嵌入、输出 可以制作各种文档，包括：书稿、信函、通信录、报告、图表、期刊等 版本 —— WordXP 中文版 Word窗口（2003版）图示 文档更新后的保存方式比较 视图的概念 对同一篇文档，根据不同的输出目标、不同的编辑方式和不同的视觉效果而建立的虚拟文档。 可以产生屏幕显示、实际打印、编辑排版、提纲目录多种视觉效果。 可以从多个角度（普通、Web版式、页面、大纲、文档结构）观察。 可以利用Word的编辑工具实现不同视图的编辑。 Web版式视图 屏幕显示风格与效果（默认值），主要表现在： 屏幕版面布局 “格式”菜单|段落 屏幕背景 “格式”菜单|背景 “格式”菜单|主题 演示示例 大纲视图 为文档建立各级大纲标题 “大纲”工具栏： 可设9级大纲标题，可用样式中的“标题1” …“标题n”设置格式；用“正文文本”表示文档内容。 用“ ” 提升、“→”降低大纲级别； 用“↑”、“↓”调整大纲顺序； 用“+”、“-”展开或折叠大纲目录； 用“显示级别”按需求显示文档的目录或内容； 对已抽取的目录进行更新； 用“文档结构图”观察大纲视图效果； 注：只有对文档设置了大纲标题才能抽取文档目录。 标题以及正文前的记号 带下属内容的标题记号 不带下属内容的标题记号 正文记号 标题记号的作用 单击记号：选定标题及其内容 单击选定区：只选定指定段落 如何使用Word的绘图工具为文档添加图？ 添加艺术字 绘制简单图形（自选图形） 对图形做修饰（颜色、背景等） 线条和箭头的使用 实现图形的特殊效果 为图形作标注和添加文字说明 在文档中插入和编辑图片 文本框的使用 其他图形编辑工具 思考题 剪贴板 自动检查拼写和语法 作用：将拼写和语法错误的字词做出标记，并提供更正参考。 自动检查拼写和语法的设置 步骤一：“工具”|“选项”|“拼写和语法”标签； 步骤二：选中“键入时检查拼写和语法”复选框，取消“隐藏拼写/语法错误”复选框； 步骤三：单击“确定”。 拼写和语法的更正 菜单方法：“工具”|“拼写和语法” 工具按钮方法：“拼写和语法”按钮 隐去拼写和语法错误的提示标记 工具”|“选项”|“拼写和语法”标签|选中“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误” 自动编写文档摘要 功能： 系统自动检查与主题关系密切的语句，将全文摘要突出显示或抽出显示。 操作： “工具”|“自动编写摘要”，然后选择摘要显示方式。 自动更正 例： 功能：将长词句定义为一个简单词条,当键入简单词条时，系统自动用该长词句替换。 设置自动更正词条 步骤一：“工具”|“自动更正”|“自动更正”标签； 步骤二：选中“键入时自动替换”复选框； 步骤三：键入替代词条； 步骤四：键入结果词句； 步骤五：单击“添加”和确定。 使用自动更正 输入定义的词条后按一空格键或标点符号键。 建立模板 模板：特定格式文档的框架，由正文、样式和域的格式组成。 模板示