01订单合同评审管理制度讲解.doc

佛山市生美制衣有限公司规范化文件 文件编号：2015年佛生（政）字A001号 修订次数：A/0 生效日期: 年 月 日 页 数: 第 1页 共 10页 文件名称：订单合同评审管理制度 审批： 日期： 审核： 日期： 编制： 日期： 分发日期： 受控状态： 佛山市生美制衣有限公司规范化管理委员会会签： 1.目的 为了满足公司发展需要，提高生产效率，保证生产订单及时交货，加强订单流程管理，特制订本管理制度，以保证向客户按期提供满意的合格产品。 2. 适用范围 本制度适用于公司对顾客订单合同的受理、评审、变更及管理。 3. 权责 3.1业务部负责受理订单，与顾客接洽。组织订单评审及变更评审，对品名、规格、价格、付款方式进行评审。签订服装订货、服装加工合同及合同(订单)资料整理、归档、移交工作。 3.2 生产部负责数量、交货期、工艺、质量要求的评审，合同及订单变更通知单中的相关要求的执行。 3.3财务部负责订单合同的合法性、利润、单价进行审核，并负责订单合同的整理、归档，协助催收款项工作。 3.4行政部负责制度流程执行、修改、奖惩、监督工作。 3.5总经办负责订单合同的最终评审确认工作。 4. 内容 4.1订单受理 4.1.1业务部针对顾客的服装订购或加工信息，依据公司的接单条件来衡量能否满足对方的要求，如满足即可同顾客接洽。 4.1.2服装加工类订单，由业务部相关业务员将顾客要求，如品名、规格、数量、价格、交货期，并要求顾客提供明确的工艺要求。 4.1.3自主设计的订单，由纸样板房部门依据目标顾客预期要求进行设计，绘制款式图样，确定布、辅料及工艺技术要求，交顾客确认。 4.2 订单评审 4.2.1订单评审方式：一般有会议评审、传递评审及授权评审三种方式。 4.2.2会议评审：新产品的首次订单，应采用会议评审方式。重大之订单或客户要求特殊订单应采用会议评审方式。会议评审由业务部负责召集各评审部门负责人，一起讨论评审，各部门之评审权限不变，但可以互相检讨，提出合理化建议。由总经理（或授权人）作出评审结论。会议评审仍需填写《订单合同评审表》，可于会上当场填写。 4.2.3传递评审：一般订单均采用传递评审方式。业务部接获客户订单或订单意向后，填写相关的订单信息于《订单合同评审表》上。业务部签署本部门评审意见后，将评审表依次转入相关部门。 4.2.4授权评审：一般由总经理或部门负责人授权评审。 4.2.5价格、付款方式评审：业务部相关人员依据服装的款式及工艺要求，制作《报价单》，由业务部负责人审核确定后，报价给客户。 4.2.6品名、规格评审：业务部依据生产能力、生产产能审核。 4.2.7工艺、质量要求评审：生产部、纸样、板房车间审核。 4.2.8数量、交货期评审：生产部依据设备生产能力及生产计划情况审核。 4.2.9如有不能满足顾客要求的项目，由业务部与顾客协商，达成协议。 4.2.10评审通过或协议达成后，业务部与顾客签订订货合同。 4.3订单变更 4.3.1若顾客对已签订的合同内容提出变更，业务部应组织相关部门对其进行评审，评审通过后，业务部确定“变更内容”，填写“订单变更通知单”通知相关部门执行变更。 4.3.2合同确定后，各部门应按合同要求执行，如遇难以克服的困难，应告知业务部，由业务部与顾客协商解决。 4.4订单款项的收缴 4.4.1订单款项由业务部门催收，原则上订单合同约定首付30%-50%订金，订单完成交货后，三个工作日内完成本订单所有款项的收缴。 4.4.2订单款项由客户打入公司指定帐号或由财务部现金收缴，财务部备案并办理相关收款手续。 4.4.3 订单款项到帐后，业务部与财务部相互告知，并确认登记备案。 4.4.4若特殊情况，可以跟客户约定以月结、季度结、年终结款方式。但必须经总经理或授权人许可，签订合同协议书。 4.4.5 订单款项由财务部门收缴，其他人员收缴或接触现金，属违规行 为。 4.4.6若的确需要接触款项，则必须经总经理批准或授权人批准，返回公司及时上交财务部。 4.4.7订单款项的收缴由财务部监督、执行，并协助款项的催缴工作。 4.5订单合同管理 4.5.1公司所有订单必须签订书面合同协议书，双方约定的事宜必须清晰，如：单位名称、订单号、款式、加工工序、单价、数量、交货日期、质量要求等等。 4.5.2订单合同协议书必须盖公司印章，授权人签名，且具有同等法律效力。 4.5.3若客户未有注册公司，则由客户负责人签名按手摸，必须注明其本人