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备忘短信 任务导入 你有一个同事将于下周出国,部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会,届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书,由你负责起草一份备忘录,在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、地点等内容。 三、必备知识 (一)备忘录的含义和用途 备忘录是记录有关活动或事务,起揭示或提醒作用,以免忘却的一种记事性文书。 (二)备忘录的特点 1、事务性 记录的事项两类: 一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺,一致或不一致的意见等; 另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。 2、提醒性 提示当事人避免忘却的特性。 3、简明扼要,形式灵活 (三)备忘录的类型 (一)按性质分:协议类备忘录、非协议类备忘录; (二)按内容分:外交类、外事类、商务合作类、技术转让类、提示类、补充类备忘录等; (三)按范围分:机构之间、机构内部备忘录。 (四)按形式分:工作备忘录、谅解备忘录、合作备忘录等。 四、备忘录的结构和写法 (一)标题 1、直接写文种名称,即《备忘录》。 2、单位名称+文种 如:XXX公司备忘录 3、单位名称+事由+文种 如:《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。 (二)工作备忘录的结构:文头+正文 1、文头包括以下几部分: (1)发给或致:受文者姓名 (2)发自或自:发文者姓名 (3)日期:发出的日期 (4)抄送:填写需要知道该信息的人员姓名(根据需要) (5)编号:(可有可无) (6)主题:简明扼要说明备忘录的主题思想 2、正文:直截了当写清要办的事,内容多可分条写 例文P281 写作实训: 你有一个同事将于下周出国,部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会,届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书,由你负责起草一份备忘录,在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、地点等内容。 一、写作任务 上海国际会展中心将于近日举办一次大型会展活动,中创集团决定派业务副总王子渔前去学习取经,请代秘书肖雅为王副总准备一封介绍信和证明信。 二、知识资讯 (一)介绍信概念 介绍信是企业用来介绍所派遣人员的姓名、职务等有关身份和说明接洽任务事项的专用书信。 (二)分类 1、专用介绍信:企业专门印制、装订成册并编有序号,根据要办的事项按格逐一填写。分为两联,一联存根,一联是介绍信本文,两联中有间缝。 2、普通介绍信:与专用介绍信基本相同,只是不带存根,没有编号。 3、书写介绍信:主要用于在商务工作中需要比较详细介绍某人时使用,格式与商务信函相似。 (三)介绍信的写法 1、标题:介绍信 2、称呼:顶格写联系单位或个人的称呼 3、正文:另起一行,写介绍信的内容,包括持信者的姓名、身份、职务,要接洽的事项和对对方的要求等。 4、结尾:祝颂语,如:“此致 敬礼”等 5、落款:单位名称、日期、公章、签名(根据需要) 有时还要注明有效期限。 (四)介绍信写作要求 1、简明扼要 2、字迹工整,不得涂改。 例文P285-286 证明信 一、概念 证明信是以企业或个人名义,凭着确凿的证据证明某人的身份、经历、收入,或者证明有关事项,或者证明代理的权限范围的专用文书。 二、企业常用证明信种类 1、法定代表人身份证明 2、委托书:法定代表人授权委托书、商务活动委托书 3、身份情况证明信 三、企业常用证明信的写法 (一)法定代表人身份证明的写作 内宾包括:标题、姓名、性别、年龄、职务、法定代表人身份、单位署名、公章、日期、附注等。 例: 法定代表人身份证明书 XX(姓名、性别、年龄)在我公司(或企业、单位)任XX(董事长、总经理)职务,是我公司的法定代表人。 特此证明。 XXX公司(印章) XXXX年XX月XX日 附: 法定代表人住址:XXXXX 电话:XXXXX (二)委托书的写作 1、法定代表人授权委托书的写作 (1)标题:委托书 (2)被委托人姓名、性别、年龄、工作单位、职务等基本情况, (3)授权的范围和逐项内容。 (4)结语写明委托书的有效期限 (5)落款:单位署名、公章、日期、法人代表亲笔签字。 例文:P288 2、商务活动委托书的写作 (1)标题:委托书 (2)被委托人的身份 (3)委托的事项、委托的权限范围 (4)委托书的有效期限 (5)结语往往写一句加强情感联络的
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