加油卡管理办法讲解.docVIP

加油卡管理办法（试行）--讨论稿 为更好地规范加油站加油卡管理工作，有效防范加油站运营过程中的流程风险，确保加油卡管理明晰流程、界定职责，实现加油卡的印制、领用、充值、消费、保管等工作的规范管理，防范资金风险，制定本办法。 加油卡的充值、消费业务通过“加油卡管理系统”进行管理。系统由零售部、财务部、各加油站相关岗位人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。 第一条 职能分工 （一）零售部IC卡管理岗负责加油卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务，负责加油卡的注册、分发、换卡，同时负责加油卡全面管理。 零售部负责协调加油卡充值卡系统运维故障管理和技术支撑；负责加油卡充值卡系统用户权限管理，负责制定加油充值卡系统应急措施、用户权限管理办法等运维制度，确保交易数据传递的及时、准确，确保系统安全、稳定、可靠运行。 （二）财务部负责制定加油卡财务核算办法，审核加油站上报的加油卡充值、消费日报；定期抽查、检查充值网点资金上缴情况；按财务核算办法进行账务处理，定期与零售部门开展对账。 （三）各充值网点负责加油卡的需求上报、申领、保管负责充值IC卡管理岗负责空白加油卡的保管，并建立《加油卡库存登记表》（附件1）IC卡管理岗。 2.卡号注册、刷卡写磁。零售部IC卡管理岗根据加油卡需求，注册相应的加油卡信息，制作《加油卡注册（开卡）明细表》（附件2））IC卡管理岗根据加油站报送加油卡需求，制作《加油卡申领单》（附件4）一式两联，一联由零售部留存记账，一联由加油站留存记账。 清点后的加油卡，须在包装后加上封条，至加油站后存入保险柜，由两人以上共同启封。 （四）加油卡申请与领取流程 1、加油卡由各加油站助理负责保管，领取人从公司领回加油卡必须进行入库管理，填写《加油卡领用存登记表》（附件5） 2、加油站助理每日填写上报《加油卡领用存登记表》，并及时关注站内加油卡库存情况。当出现预期加油卡不足或者临近节假日的情况时，站助理应及时通知IC卡管理岗，说明所需加油卡种类及数量。 2、IC卡管理岗应及时将加油站的需求登记在《加油卡库存登记表》上，及时发卡并包装标记所需分配的加油卡以便发放。 3、加油站助理领取加油卡时需填写《加油卡领用存登记表》上的相关信息，核对无误后签字。当加油站助理无法亲自来公司领取时应当由IC卡管理岗及时与零售部及其他部门协商，根据工作行程安排配送。 4、每天当班主管从助理处领取当日计划办卡量，并将本日的办卡明细进行登记。交接班时将卡片交回助理处，填写《加油卡交接登记表》（附件6）。 （五）加油卡售卡与充值流程 1、加油站被授权员工依据客户需求为其申请办理记名卡或不记名卡。 办理不记名卡时，如一次性购买 1 万元（含）以上的，员工应要求客户提供有效身份证件，留存购卡人及其代理人姓名、单位名称、有效身份证件号码和联系方式，并提醒客户不记名卡不挂失、不补卡。 办理记名卡时需由员工辅助客户填写《**能源加油卡业务申请表》。 对于单位用户员工应要求其提供单位介绍信、主卡人身份证件原件及复印件、经办人身份证件原件及复印件等。对于个人客户员工应要求其提供身份证件原件及复印件、经办人身份证件原件及复印件等。需要开具增值税专用发票的客户，要求其开卡名称与专用发票上购货方名称一致。 当月所填《加油卡业务申请表》应由站经理或助理于月底前上交IC卡管理岗保管。 2、表格填写完成后，由发卡员工在联网储值系统上登记客户信息、加油型号、优惠额度等，由站经理或资料复核，核对确认后输入储值金额，将加油卡授予客户并向其申明相关使用事项，填写《加油卡发放登记表》（附件7），并由领卡人签字，同时登记《加油卡领用存登记表》，并于次日早上发送至IC卡管理岗邮箱。 3、加油站办卡时，必须严格按照汽柴油卡进行办理，设置的折扣优惠必须按照公司要求执行，设置完毕后要仔细核对，禁止不负责任地任意设置，或汽柴油混用。 4、办理副卡应审核相应手续，必须在主卡和单位证明齐全的情况下办理副卡发放、副卡充值，防止出现假冒单位加挂副卡套取充值资金或者套取折扣单位所享受折扣优惠的行为。 （六）加油卡挂失与补卡流程 1、客户到达开卡加油站办理加油卡挂失时，员工应要求客户出示开户时使用的有效身份证件并留存复印件，核对申请单信息与系统是否一致。如一致，在联网储值系统中进行挂失操作，并打印挂失凭证，要求客户在凭证上签字确定并保留，并告知客户办理挂失手续后24小时内发生的加油及其他消费损失由持卡人本人承担，24小时后发生的加油及其他消费损失由**能源承担，客户挂失后不能办理止挂业务。 2、补卡时，员工应要求客户出示开户时使用的有效身份证件并存留复印件，在核对申请单信息与系统之后，方可进行补卡操作。 3、补卡应向客户收取20元补卡费，由加油站交给IC卡管理岗，由IC卡管理岗交给财务部门，并由