实用职场英文写作教程Unit 4 Memorandums.ppt

Memorandum is a common form of communication within a company, usually called a memo. Memos are written by everyone from junior executives and engineers to CEOs to convey information within an organization. Hence, it is essential to master this basic communication form. Now, let’s look into the content and format of memorandums. What Is a Memo 备忘录(Memorandum or Memo)是最常用的办公写作文体之一，因其舍弃了正式信函复杂繁冗的格式而备受追求效率的办公人士的青睐。根据备忘录的使用场合及其正式程度大致可分为正式公文（formal memo）和非正式便函（informal memo）两类。 正式公文，常作为外交函件或商务合同的补充条款或事项，具有一定的法律约束性，因此文体正规，措辞严谨。 非正式便函，格式简明，语言通俗，多用于公司内部或机关内部，是以书面形式来交流内部事务的一种简便函件，可用于解释政策、程序和指示，发布通知，提出信息和行动要求，答复要求，也可用来提醒事务，或对决定、电话交谈、会议提供书面记录。 本单元主要介绍的是第二类备忘录，即商务备忘录（Office Memos）。 How to Classify Memos 备忘录可以根据用途和具体内容的不同大致分为类，如下图所示： What’s the Structure of a Memo Memo message 备忘录正文部分通常包括：开头（opening）、主体（body）和结尾（closing）。可长可短，可正式或非正式，但一般不超过两页，可以有附件。正文后面往往没有签名（signature），但个别的也有签名。 有些大公司或机构会准备有打印好的备忘录纸笺，纸笺上端通常印有公司或机构的名称或标语（Logo）并印有开头部分：To, From, Date 和Subject，在每次写备忘录时只需填入具体内容即可。备忘录可以是纸质的，也可以是电子版的。 打印或书写备忘录时，通常有两种格式：缩进式和齐头式，前者每段首行缩进，后者每一行顶格左边对齐。 What’s the Format of A Memo 1. 指示备忘录（Direction Memorandum） 指示备忘录的主要目的是让信息接收者提供信息并有效地执行指令，以协调各部门的合作。首先，备忘录起草人应提供信息来源，或说明要采取的行动，然后激发行动并请求合作。指示备忘录通常是上级指示下级，所以语气比较直接，语言清晰明了，明确陈述相应的时间和行动。 2．委托备忘录(Entrust Memorandum)委托备忘录一般是委托他人完成一项工作，应注意主题要明确，语言简洁，交代的工作步骤要清楚，语气礼貌并且覆盖所有的委托信息。首先可以说明委托或授予权利的细节，提供背景信息，说明委托的工作和工作方法，并对被委托人的帮助给与感谢。 3．通知备忘录（Notice Memorandum）通知备忘录主要用于内部通知通告，解释新政策新规定或是告知新变化。对于上级发出的通知备忘录，写作中常用祈使句，语气较直接，一般只简要地说明期望的行动，让信息接收者了解事情的原委。这类备忘录不是为了证明某个观点，它只是起到通知的作用。所以，开头应开门见山，让对方了解事情的起因，然后告知可能采取的行动。 4．建议备忘录(Suggest Memorandum)推荐/建议备忘录是针对目前存在的某一问题提出相应的意见、建议、或是相应的解决方法的提议而写的备忘录。可陈述当前的问题或状况，分析解释其原因，提出相应建议，并呼吁相关部门采取行动解决问题。 5．报告备忘录(Report Memorandum)报告备忘录常见的有出差报告备忘录和研究或实验室报告备忘录。前者通常是雇员出差回来后呈递给上级的，而后者主要用于检查报告和程序报告。 6．布置安排备忘录(Arrangement Memorandum)布置安排类的备忘录是关于某一具体事项的进程安排，如旅行计划、工作安排、工作分配等。 Useful Expressions Useful Sentences Exercises Ⅰ. Fill in the blanks with words or expressions listed below. Change the form if necessary. 1. Please______