实用职场英文写作教程Unit 5 Notes.ppt

Notes are brief reminders, conveying a short message from one person to another. The variety of situations in which people write notes is nearly endless. They are commonly used for quick informal communication between family members, flat mates, colleagues and other people you are in daily contact with. Now, let’s look into the content and format of notes What Is a Note 便条是一种非正式的书信形式，格式简单清晰，篇幅短小精悍，可用于道歉、致谢、请假、祝贺、留言等目的。由于便条涉及的内容是将要发生的事情，因此通常言简意赅，两三句话就可以结束。一般情况下，便条不通过邮局投递，而采取留言形式写在纸条上，请人转交，或放在办公桌上，甚至贴在门上交与对方阅读，极少通过电子形式。便条通常用于亲戚、朋友、同事等熟人之间的日常交流，因此用词比较口语化，通俗易懂，如便条常用更为随意、口语化的句子“When you receive this note, please…”来取代正式书信中的常用开头“This is to announce…”。在格式上，便条也没有正式书信写作那么严格，通常不用写开头语、写信人地址、收信人地址、结尾语等项目。但如果要求对方回复，而对方又不知你的地址，就有必要留下地址了。 此外，还有一类常用的便条，即办公室便条（Office note），如电话便条（Telephone），信息便条（Message），来访便条（Visit note）等。这类便条通常由公司根据日常事务需要设计并统一打印，日常格式统一，员工只需填写相关细节信息即可，不用过多考虑语法和措辞，这样可以有效节约时间，提高工作效率。 How to classify Notes 便条根据实际用途，可以分为很多不同的种类，这里我们介绍几种常见的，如下图所示： What’s the Structure of a Note What’s the Format of a Note 1. 与信件相比，便条格式简单明了。 2. 便条的日期明确，有时日期可能缩写或者不写年份，但在另外一些情况下具体的时间点都要写明，在一些具体的情境这下只写具体的时间点也是被允许的，只要不会给对方造成误解，任何一种日期格式都是可以的。 3. 便条正文的用词应当简单随意，并且口语化程度较高，有时候都不必用完整的句子，如：人们可以用“key to back door under mat”代替“The key to the back door is under the mat.”（后门钥匙在垫子下面。）省略、缩写和简写也经常在便条中出现，如： (He) Wants a meeting today at 8. John of HP (is) arriving Mon. afternoon. (He) needs to be met at the airport. Sorry about not coming on time, but… Hope you’ll have a good time. 4. 结尾处不需要使用结尾谦辞（complementary closing），但需要注明姓名，除非在便条接收者明确知道你的身份时，可以仅用名字缩写或省略名字。若要求对方回复而对方又不知道你的地址时，你的姓名和地址则都需要写清楚。 5. 视便条接受者与写作者的关系，便条有时候也会比较正式，如在向比自己地位高的人留便条，或向老师领导请假等情况下，表达相对正式些。如： Could I visit you at your office tomorrow afternoon to talk about my dissertation? Would it be possible for you to see me sometime tomorrow? I was wondering whether we could meet sometime tomorrow. I would be very grateful if you could see me sometime tomorrow. 1. 请假条（Note of Asking for Leave） 2. 留言条（Note of Message） 2.2专访不遇留言下面的例子是一份专访不遇留言（Mes