实用职场英文写作教程Unit 8 Meeting Minute.ppt

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Minutes of meetings—a common form of communication within a company, keep permanent and formal records of discussions and decisions at meetings. A minute is a summarized or condensed record of what has taken place in a meeting. It is a written record to be kept for future reference. It may record review of the past activities, new decisions and polices, and provide the decision-making process. Writing minutes is thus an essential skill within companies for a successful career. What Is a Minute 会议纪要是商务活动中确认会议成果、督促各部门采取行动的主要手段。会议纪要的格式分为会议题目、会议性质、会议日期、会议时间、会议地点、出席者、缺席者、讨论事项、通过决议、结束时间和记录人签名等。会议纪要可分为非正式会议纪要和正式会议纪要。正式的会议纪要可分为四类,即叙事会议纪要(Narrative minutes),决议会议纪要(Resolution minutes),行动会议纪要(Action minutes)和全文会议纪要(Verbatim minutes)。此外,不同的企业对会议纪要也有不同的要求。会议纪要一般使用过去时,用被动语态取代第一人称,避免使用表示好坏的形容词或副词。内容要求客观、完整、清晰、明确。 ? 会议纪要的准备 以下几种手段能帮助记录者在会议开始前做好准备: 1.提前准备一份先前会议的纪要作为参考,熟悉公司惯用的文体格式. 2.如有可能,与会议的组织者进行沟通,预先了解会议议程、会上散发的资料、与会者姓名、待解决的问题等重要信息,做到心中有数。 3.如果会议内容较为复杂、持续时间较长,应提前准备好录音器材、笔记本电脑和电池,这些工具能使会议记录作为简便。 4.在会议开始前,就将会议的开始时间、地点等信息记录好。 What’s the structure of a Minute ? 会议纪要的结构通常包含下列模块: 1.会议信息概述:该部分对会议的基本信息:会议题目、会议性质、会议日期、会议时间、会议地点进行概述。 2.与会者信息:该部分主要介绍参会者信息,包括出席者、列席者、迟到者、缺席者等等。 3.会议目标:该部分对会议的主要目标进行描述。 4.对上次会议纪要的修改:如果本次会议对上次会议的纪要做了修改,则应该提出。 5.讨论的议题和结论:描述会议中讨论的议题,并正确记录各种结论。必须注意的是,除非特殊需要,对未形成结论的个人观点不应记录。 6.决议:以书面形式重申会上所做出的决定。 7.下一步的措施:将各部门和人员下一步的工作明确列出。 8.结束时间和记录人签名。 例如: What’s the Format of A Minute 会议纪要的一般的格式如下图的写作模板所示: ? 会议纪要语气要正式; 动词一般采用被动式;措辞尽量采用常用词。会议纪要是用清晰和准确的形式记录讨论和决议的方法,应该使用平实的语言。会议记录者首要的是要认识到会议纪要写作的 4C 原则。 1.准确(correctness):正确反映所有的决议和行动。 2.简明(conciseness):会议纪要切中要点、准确的时候,更容易理解主要信息。 3.清晰(Clarity):理解决议或行动的目的,以便更加清晰的表达会议纪要内容。 4.一致(consistency):会议纪要的格式应保持一致,只有通篇修改的时候,才可以改变。 另外还要注意以下几个方面: 1.语言用得越正式,越显出商务气 息。如: Informal Formal so-so satisfactory 2. 不要用缩略语,用全称: Informal

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